Tilläggsavtal mall: när uppdraget ändras

Ett tilläggsavtal är ett skriftligt avtal som ändrar, lägger till eller tar bort villkor i ett avtal du redan har, utan att ersätta det. Den här mallen är skriven för uppdrag mellan företag, när en konsult, en byrå eller ett annat tjänsteföretag och kunden vill ändra vad uppdraget omfattar, vad det kostar eller hur länge det pågår.

Nedan finns en checklista, en enkel regel för när ett mejl räcker, färdiga formuleringar för de tre vanligaste ändringarna och en gratis mall att ladda ner. Gäller det en anställning, ett hyresavtal eller ett byggprojekt är mallen inte skriven för det.

I Dovio skickar du tilläggsavtalet för digital signering och ser när kunden har skrivit under. Prova gratis i 14 dagar.

Vad är ett tilläggsavtal?

Huvudavtalet är det du skrev under när uppdraget började, till exempel ett konsultavtal, ett retaineravtal eller ett samarbetsavtal. Tilläggsavtalet är ett kort dokument som säger exakt vad som ändras i det. Allt som inte nämns i tillägget gäller som förut.

Ibland kallas det ändringsavtal, och orden används om samma sak. Det du behöver ha med är vilket avtal som ändras, vad som ändras och från när. Ett nytt avtal från början är bara värt besväret när nästan allt ändras.

De flesta huvudavtal har redan en punkt om hur ändringar ska gå till. I Dovios konsultavtalsmall är det punkt 4, ”Ändringar och tilläggsarbete”, och punkt 16, ”Ändringar och överlåtelse”. I retaineravtalet är det punkt 5 och 12, och i samarbetsavtalet punkt 14. Läs den punkten först, så vet du hur ändringen ska bekräftas.

Mejl eller tilläggsavtal?

Alla ändringar behöver inte ett eget avtal. Så här kan du sortera dem:

• Ett mejl som båda bekräftar fungerar för ett mindre tilläggsarbete som huvudavtalet redan har ett pris för, till exempel några extra timmar till samma timpris, om huvudavtalet tillåter det. Konsultavtalsmallens punkt 4 gör det. Skriv vad arbetet är, ungefär hur mycket det blir och att det faktureras enligt avtalet, och vänta på kundens svar innan du börjar.
• Ett tilläggsavtal passar när du ändrar själva villkoren. Det gäller ett nytt pris eller timpris, en ny sluttid eller förlängning, en ny del av uppdraget med egen tidsplan, eller när du tar bort något ur uppdraget.

Är du osäker, välj tilläggsavtalet. Det går fort att fylla i, och om ett år står hela överenskommelsen i ett dokument i stället för i en mejltråd. Hur det fungerar juridiskt i just ditt fall är en fråga för en jurist.

Checklista: det här ska tilläggsavtalet innehålla

1. Parterna. Samma företag som i huvudavtalet, med organisationsnummer.
2. Vilket avtal som ändras. Huvudavtalets namn och datum, och eventuella tidigare tilläggsavtal.
3. Bakgrunden. En mening om varför avtalet ändras.
4. Vad som ändras. Vilken punkt det gäller, med nuvarande och ny lydelse, så att ingen behöver gissa.
5. Arbete som redan är gjort. Om det nya priset bara gäller framåt eller även för arbete som redan är utfört.
6. Från när. Ett datum, eller den dag båda har skrivit under.
7. Resten gäller oförändrat. En mening om att huvudavtalet i övrigt gäller som förut.
8. Underskrifter. Båda parterna, på papper eller digitalt.

Ladda ner mallen

Mallen nedan är hela tilläggsavtalet. Kopiera texten eller ladda ner den som Word-fil. Fälten inom hakparentes fyller du i. I punkt 4 behåller du de ändringar som gäller och stryker resten. Byt Kunden och Konsulten mot de ord ditt huvudavtal använder, till exempel Uppdragsgivaren eller Byrån.

Tre vanliga ändringar och hur du skriver dem

Det mesta som ändras i ett uppdrag är en av tre saker: vad som ingår, vad det kostar eller hur länge det pågår. Här är formuleringarna från mallens punkt 4, med ett exempel på var och en.

Uppdraget blir större

En byrå bygger en webbplats och kunden vill lägga till en webbshop mitt i projektet. Webbshopen är ett nytt arbete med egen tidsplan, så den hör hemma i ett tilläggsavtal och inte i en mejltråd.

”Uppdraget utökas med [beskrivning av det nya arbetet], enligt Bilaga 1.”

Skriv Bilaga 1 lika konkret som uppdragsbeskrivningen i huvudavtalet. ”En webbshop med upp till 50 produkter och en betallösning som kunden väljer” håller bättre än ”e-handel”. Tas något bort samtidigt, skriv det också, så att ingen tror att det fortfarande ingår.

Priset ändras

En konsult har arbetat ett år för samma timpris och kommer överens med kunden om ett nytt. Skriv det nya priset, från vilket datum det gäller och vilket arbete det gäller.

”Från och med [datum] ersätts [hela uppdraget / det arbete som anges i Bilaga 1] med [belopp] kronor per timme exklusive moms.”

Bestäm samtidigt vad som gäller för timmar du redan har lagt men inte fakturerat. Mallens punkt 5 säger att det gamla priset gäller för arbete före ändringen, om du inte skriver något annat. Har huvudavtalet redan en punkt om prisjustering, som retaineravtalet har, kan du ofta följa den i stället.

Uppdraget tar längre tid

Ett uppdrag skulle vara klart i juni men kunden behöver konsulten hösten ut. Skriv det nya slutdatumet, och om det bara är ett leveransdatum som flyttas, skriv vilken leverans det gäller.

”Avtalstiden förlängs till och med [datum]. Uppsägningstiden är oförändrad.”

Flytta också ditt eget datum. Har du en uppgift med datum före sista dagen att säga upp eller förlänga avtalet, ändra den till det nya slutdatumet.

Håll ordning på tilläggsavtalen

Ett uppdrag som pågår i flera år kan få flera tillägg. Några vanor gör att de går att läsa ihop:

• Numrera dem. Tilläggsavtal 1, 2 och 3, och skriv i punkt 2 vilka tillägg som redan finns.
• Ändra punkter, skriv inte om avtalet. Hänvisa till punktnumret i huvudavtalet och skriv den nya lydelsen. Då ser den som läser exakt vad som är nytt.
• Spara dem tillsammans. Tillägget ska ligga bredvid huvudavtalet, inte i en annan mapp eller bara i mejlen.
• Samla när det blir rörigt. Har avtalet fått så många tillägg att ingen vet vad som gäller, skriv ett nytt avtal som ersätter huvudavtalet och alla tillägg.

Mer om att hålla ordning på avtal och datum finns i avtalshantering för småföretag. Ska du först ge kunden ett pris på det nya arbetet kan en kort offert vara rätt första steg. Hur den kan se ut går vi igenom i offert till företagskund.

Från mall till signerat tilläggsavtal

I Dovio väljer du Skicka avtal och sedan en mall eller Börja från grunden. Lägg in texten från mallen, eller spara tilläggsavtalet som en egen mall om du ändrar uppdrag ofta. Kundens uppgifter fylls i från kontakten och företaget i CRM:et, och ett nytt pris kan stå i en pristabell i avtalet.

Kunden signerar via en länk i mejlet. För varje mottagare ser du om avtalet är skickat, öppnat, påbörjat, signerat eller avböjt, och när alla har skrivit under får alla parter en signerad kopia via mejl. Avtalet läggs under fliken Avtal på kundens företag och kontakt. Har du skickat huvudavtalet från Dovio ligger de två bredvid varandra.

Starter har en avtalsmall. Använder du den redan till huvudavtalet kan du börja tillägget från grunden varje gång, eller ta Pro för att spara fler mallar.

Vanliga frågor

Slutsats

Ett tilläggsavtal gör en ändring i uppdraget lika tydlig som huvudavtalet. Skriv vilket avtal som ändras, vilken punkt, den nya lydelsen och från när den gäller. Använd mejl för små tillägg som avtalet redan har ett pris för, och tilläggsavtalet när priset, tiden eller uppdragets omfattning ändras. Ladda ner mallen, behåll de ändringar du behöver och låt båda skriva under innan arbetet börjar.