Guide
Retaineravtal: mall och vad avtalet ska innehålla
Ett retaineravtal är ett löpande avtal där kunden betalar ett fast belopp varje månad för en bestämd mängd arbete eller leveranser. Byrån får en jämn inkomst och kunden en fast kostnad. Det fungerar så länge avtalet säger exakt vad som ingår och vad som händer med timmar som inte används.
Nedan finns en checklista, tre sätt att formulera vad som händer med oanvända timmar, en färdig klausul för extraarbete och en gratis mall att ladda ner. Mallen är skriven för byråer inom reklam, kommunikation, PR, webb och innehåll, men fungerar lika bra för en konsult med en fast månadskund.
Vad är ett retaineravtal?
I ett vanligt uppdrag betalar kunden för ett projekt med början och slut. I en retainer köper kunden en del av din tid eller ett antal leveranser varje månad, tills någon av er säger upp avtalet. Månaden kan räknas i timmar, till exempel ett visst antal timmar innehåll och annonsering, eller i leveranser, till exempel fyra artiklar och ett nyhetsbrev.
Ett abonnemang eller ett fast månadspris för en bestämd tjänst liknar en retainer, men där köper kunden samma leverans varje månad. I en retainer köper kunden tid eller ett antal leveranser, och vad de används till kan ändras från månad till månad.
Med timmar kan kunden lägga tiden på det som brinner just den månaden. Leveranser gör det enklare för kunden att se vad den får för pengarna. Mallen har båda varianterna. Gäller det ett enstaka projekt passar ett konsultavtal bättre.
Checklista: det här ska retaineravtalet innehålla
- Vad som ingår. Vilka tjänster retainern gäller och hur mycket som ingår varje månad, i timmar eller leveranser.
- Vad som inte ingår. Annonsbudget, tryck, licenser och annat som kunden betalar för utöver arvodet.
- Månadsarvode och betalning. Beloppet, om du fakturerar i förskott eller efterskott och betalningstiden.
- Oanvända timmar. Om de sparas, flyttas eller förfaller.
- Tilläggsarbete. Hur det beställs, godkänns och prissätts.
- Beställningar och kontaktpersoner. Vem hos kunden som beställer och godkänner, och hur snabbt du levererar.
- Rapportering. Vad kunden får se varje månad.
- Prisjustering. Hur ofta och med hur mycket arvodet kan ändras, och hur långt i förväg du meddelar det.
- Avtalstid och uppsägning. En eventuell första period, uppsägningstiden och vad som lämnas över när avtalet upphör.
- Rättigheter till materialet. Vem som äger det du tar fram och om du får visa det som referens.
- Sekretess. Vad som ska stanna mellan er och hur länge.
Ladda ner mallen
Mallen nedan är hela avtalet. Kopiera texten eller ladda ner den som Word-fil. Fälten inom hakparentes fyller du i, och där det står Alternativ A, B eller C väljer du ett och stryker resten. Är du konsult byter du ut Byrån mot Konsulten.
Retaineravtal
1. Parter
Kund: [Företagsnamn], org.nr [organisationsnummer], [adress], [e-post], nedan kallad ”Kunden”.
Byrå: [Företagsnamn], org.nr [organisationsnummer], [adress], [e-post], nedan kallad ”Byrån”.
Kontaktperson hos Kunden: [namn]. Kontaktperson hos Byrån: [namn].
2. Tjänsterna och månadens omfattning
2.1 Byrån utför löpande [kort beskrivning, till exempel innehållsproduktion och annonsering] åt Kunden, nedan kallat ”Tjänsterna”.
Alternativ A (timmar): Varje månad ingår [antal] timmar arbete med Tjänsterna.
Alternativ B (leveranser): Varje månad ingår de leveranser som anges i Bilaga 1, till exempel [antal] artiklar och [antal] nyhetsbrev.
2.2 Följande ingår inte i månadsarvodet: [till exempel annonsbudget, tryck, bildlicenser, externa verktyg]. Sådana kostnader betalas av Kunden [direkt / mot faktura från Byrån efter godkännande].
3. Månadsarvode och betalning
Kunden betalar ett månadsarvode om [belopp] kronor exklusive moms. Arvodet faktureras [i förskott / i efterskott] den [dag] varje månad och betalas inom [antal] dagar från fakturadatum.
4. Timmar eller leveranser som inte används
Alternativ A (sparas): Timmar som inte används under en månad får sparas och användas under de följande [antal] månaderna. Högst [antal] timmar kan vara sparade samtidigt. Sparade timmar används före månadens nya timmar. Timmar som inte har använts inom den tiden förfaller.
Alternativ B (förfaller): Timmar som inte används under en månad förfaller vid månadens slut. Månadsarvodet påverkas inte.
Alternativ C (flyttas en månad): Timmar som inte används under en månad flyttas till nästa månad och förfaller om de inte används då.
Förfallna timmar ersätts inte och dras inte av från kommande arvoden.
5. Tilläggsarbete
Arbete som inte anges i punkt 2 eller Bilaga 1 är tilläggsarbete. Byrån meddelar Kunden innan tilläggsarbete påbörjas och utför det först när Kunden har godkänt det skriftligen, till exempel via e-post. Tilläggsarbete ersätts med [belopp] kronor per timme exklusive moms [/ enligt separat offert] och faktureras [tillsammans med nästa månadsarvode].
6. Beställningar och samarbete
Kunden beställer arbete via [kontaktperson / kanal]. Byrån levererar inom [antal] arbetsdagar från beställning om inget annat bestäms. Kunden lämnar underlag, godkännanden och åtkomst i tid. Är Kunden försenad förskjuts Byråns leveranser i motsvarande mån.
7. Rapportering
Byrån skickar senast den [dag] varje månad en sammanställning till Kunden över utfört arbete föregående månad, [använda och sparade timmar / genomförda leveranser] och eventuellt tilläggsarbete.
8. Prisjustering
Byrån får justera månadsarvodet och timpriset för tilläggsarbete [en gång per år / från och med [datum]] med [procent / enligt [index]]. Justeringen meddelas skriftligen senast [antal] månader innan den börjar gälla.
9. Avtalstid och uppsägning
9.1 Avtalet gäller från [startdatum] under en första period om [antal] månader. Därefter löper det tills vidare med [antal] månaders ömsesidig uppsägningstid. Uppsägning ska vara skriftlig.
9.2 Sparade timmar vid uppsägning: [används under uppsägningstiden / förfaller när avtalet upphör].
9.3 När avtalet upphör lämnar Byrån över Kundens material och [källfiler / arbetsfiler] och ser till att Kunden har full åtkomst till konton som Kunden äger, till exempel [annonskonton, analysverktyg, sociala medier].
10. Rättigheter till materialet
Alternativ A: Kunden får rätten till det material Byrån tar fram för Kunden när arvodet för den månad då materialet levererades är betalt. Byrån behåller rätten till sina egna metoder, mallar och verktyg.
Alternativ B: Byrån behåller rätten till materialet. Kunden får en [exklusiv / icke-exklusiv], tidsobegränsad rätt att använda och ändra det i sin verksamhet.
Byrån får [/ får inte] visa arbetet som referens i sin egen marknadsföring.
11. Sekretess
Parterna får inte lämna ut uppgifter om den andra partens verksamhet, kunder, priser och planer som de fått inom samarbetet och som inte är allmänt kända. Sekretessen gäller under avtalstiden och [antal] år därefter.
12. Ändringar och tvist
Ändringar av avtalet ska vara skriftliga och godkända av båda parter. Tvister om avtalet ska i första hand lösas genom förhandling mellan parterna och i andra hand [avgöras av allmän domstol med [ort] tingsrätt som första instans / på annat sätt som parterna bestämmer].
13. Underskrifter
Avtalet har upprättats i två likalydande exemplar, av vilka parterna tagit var sitt. [Alternativt: Avtalet har signerats digitalt av båda parter.]
För Kunden
Ort och datum: [ort, datum]
Underskrift: ____________________
Namnförtydligande: [namn]
För Byrån
Ort och datum: [ort, datum]
Underskrift: ____________________
Namnförtydligande: [namn]
Bilagor: Bilaga 1 Månadens omfattning.
Bilaga 1. Månadens omfattning
- [leverans, antal och omfattning, till exempel fyra blogginlägg om 800 ord inklusive en korrekturrunda]
- [leverans]
- [leverans]
Mallen är ett allmänt underlag och inte juridisk rådgivning. Låt en jurist läsa avtalet om det gäller större värden eller något utöver det vanliga.
Oanvända timmar: tre sätt att skriva det
Det här är en fråga som lätt skaver i en retainer. Kunden har betalat för tjugo timmar, använt tolv och undrar vart resten tog vägen. Står svaret i avtalet blir det ett kort samtal. Välj ett av de här alternativen och skriv in det i punkt 4.
Alternativ A: timmarna sparas en tid
”Timmar som inte används under en månad får sparas och användas under de följande [antal] månaderna. Högst [antal] timmar kan vara sparade samtidigt. Sparade timmar används före månadens nya timmar.”
Passar när kundens behov går upp och ner, till exempel inför en lansering. Taket gör att du inte plötsligt har en hel månads timmar extra att leverera på en gång.
Alternativ B: timmarna förfaller vid månadens slut
”Timmar som inte används under en månad förfaller vid månadens slut. Månadsarvodet påverkas inte.”
Passar när kunden betalar för att du håller tid reserverad åt den. Säg det rakt ut i offerten, så att kunden förstår vad den köper innan den skriver under.
Alternativ C: timmarna flyttas en månad
”Timmar som inte används under en månad flyttas till nästa månad och förfaller om de inte används då.”
En mellanväg. Kunden hinner ta igen en lugn månad, och du slipper en växande hög timmar som ingen har planerat för.
Oavsett vilket du väljer, bestäm också vad som händer med sparade timmar när avtalet sägs upp. Ska de användas under uppsägningstiden eller förfaller de? Det står i mallens punkt 9.2. Räknar du i leveranser i stället för timmar fungerar samma formuleringar. Byt bara ut timmar mot leveranser.
Tilläggsarbete: klausulen som skyddar marginalen
En retainer växer gärna i det tysta. Det börjar med en extra landningssida eller en snabb banner. Till slut gör du mer än kunden betalar för. Lösningen är en tydlig gräns i avtalet och en rutin för att fråga innan du börjar.
”Arbete som inte anges i punkt 2 eller Bilaga 1 är tilläggsarbete. Byrån meddelar Kunden innan tilläggsarbete påbörjas och utför det först när Kunden har godkänt det skriftligen, till exempel via e-post.”
Klausulen fungerar bara om Bilaga 1 är konkret. Skriv ”fyra blogginlägg om 800 ord inklusive en korrekturrunda” hellre än ”löpande innehåll”. När kunden ber om något som inte ingår kan du svara med en kort offert via mejl, och kundens svar blir det skriftliga godkännandet i punkt 5. Hur en offert till ett företag kan se ut går vi igenom i offert till företagskund.
Prisjustering och uppsägning: bestäm det i avtalet
En retainer kan löpa i flera år, och då behöver arvodet kunna ändras. Skriv in hur ofta du får justera det, med hur mycket eller enligt vilket index, och hur långt i förväg kunden får veta. Då blir en höjning en punkt i avtalet att hänvisa till.
För uppsägningen behöver du bestämma det här:
- om det finns en första period då ingen av er kan säga upp avtalet
- hur lång uppsägningstiden är därefter
- vad som lämnas över när avtalet upphör, som arbetsfiler och åtkomst till kundens annonskonton
Hur det fungerar juridiskt i just ert fall är en fråga för en jurist. Lägg också en uppgift med datum, eller en händelse i kalendern, en bit före sista dagen att säga upp eller omförhandla avtalet. Mer om att hålla ordning på sådana datum finns i avtalshantering för småföretag. Ska kunden dela känsliga uppgifter redan innan avtalet är klart kan ett sekretessavtal behövas först.
Från offert till signerat retaineravtal
En retainer börjar ofta som en offert på ett månadspaket. I Dovio kan offerten och avtalet vara samma dokument. Du sparar retaineravtalet som en mall och lägger in en pristabell med månadspaketet från dina egna produkter och tjänster. När du skickar avtalet fylls kundens uppgifter i från kontakten och företaget i CRM:et.
Kunden signerar via en länk i mejlet. För varje mottagare ser du om avtalet är skickat, öppnat, påbörjat, signerat eller avböjt, och när alla har skrivit under får alla parter en signerad kopia via mejl. Avtalet ligger sedan på kundens företag och kontakt. Lägg en uppgift med datum före sista dagen att säga upp, så hinner du ta upp prisjusteringen med kunden i tid.
Starter har en avtalsmall. Vill du ha fler avtalsmallar än retaineravtalet, till exempel ett sekretessavtal, behöver du Pro. Hur resten av kundarbetet på en byrå kan hänga ihop går vi igenom i CRM för byråer.
Vanliga frågor
Vad är ett retaineravtal?
Ett löpande avtal där kunden betalar ett fast belopp varje månad för en bestämd mängd arbete, räknat i timmar eller i leveranser. Byrån får en jämn inkomst och kunden vet vad det kostar varje månad.
Vad ska ett retaineravtal innehålla?
Vad som ingår varje månad och vad som inte ingår, månadsarvodet, vad som händer med timmar som inte används, hur tilläggsarbete beställs och prissätts, rapportering, prisjustering, avtalstid och uppsägning, rättigheter till materialet och sekretess.
Vad händer med timmar som inte används?
Det bestämmer ni i avtalet. Timmarna kan sparas en viss tid, flyttas till nästa månad eller förfalla vid månadens slut. Mallen har alla tre som alternativ i punkt 4.
Vad är skillnaden mellan månadsarvode och retaineravtal?
Månadsarvodet är beloppet kunden betalar. Retaineravtalet är avtalet som säger vad arvodet täcker, hur länge samarbetet gäller och hur det avslutas.
Hur hanterar vi arbete som inte ingår i retainern?
Skriv in att allt som inte står i bilagan över månadens omfattning är tilläggsarbete, att kunden godkänner det skriftligt innan du börjar och vad det kostar. Mallens punkt 5 har en färdig formulering.
Hur lång uppsägningstid ska ett retaineravtal ha?
Välj en tid som ger byrån tid att planera om och kunden tid att ordna ett alternativ, och gör den lika för båda. I mallen fyller du i antalet månader i punkt 9.
Slutsats
Ett retaineravtal ger jämn inkomst när båda vet vad månadsarvodet täcker. Det viktigaste att skriva ner är månadens omfattning, vad som händer med oanvända timmar och hur tilläggsarbete godkänns. Använd mallen, välj alternativen som passar dig och kunden, och fyll i uppsägningstiden innan ni skriver under.
Offert och retaineravtal i samma dokument
Spara retaineravtalet som mall i Dovio. Kundens uppgifter fylls i från CRM:et, månadspaketet ligger i en pristabell och kunden signerar via en länk i mejlet.