Avtalshantering för småföretag: så håller du koll utan ett dyrt system

Avtalshantering betyder att du vet vilka avtal du har, vad de säger och när de löper ut. För ett litet företag handlar det mest om att gå från pärmar och filer till ett digitalt sätt att skicka och spara avtalen. Det betyder en mall för varje avtalstyp, digital signering och ett ställe där avtalet ligger tillsammans med kunden.

Vad är avtalshantering?

Avtalshantering är allt som händer med ett avtal från utkast till uppsägning. Du skriver det, ofta utifrån en mall, och skickar det för underskrift. Sedan ska det sparas och bevakas. Det sista steget är det som lättast glöms bort. Avtalet blir underskrivet, hamnar i en inkorg eller en mapp, och ingen tittar på det igen förrän det redan har förlängts.

Det gäller både kunder och leverantörer. Kundavtal, konsultavtal, sekretessavtal och samarbetsavtal skriver du oftast själv. Lokalhyra, leasing, försäkringar, programlicenser och abonnemang kommer från motparten, och det är ofta där de automatiska förlängningarna finns.

Två sätt att hålla koll på avtalen

Förenklat finns det två sätt. Antingen ligger avtalen i pärmar och som filer på datorn, eller så skickas och sparas de digitalt från början. För ett företag som skickar avtal till sina kunder är vårt råd det digitala.

	Pärm och filer	Digitalt avtalssystem
Nytt avtal	Du kopierar ett gammalt avtal och skriver om namn och uppgifter för hand.	Du utgår från en mall, och kundens uppgifter fylls i automatiskt.
Underskrift	Utskrift, underskrift och skanning, eller avtalet fram och tillbaka per post.	Kunden signerar digitalt via en länk i mejlet.
Status	Du vet inte om kunden har läst avtalet förrän hen hör av sig.	Du ser om avtalet är skickat, öppnat, signerat eller avböjt.
Signerad kopia	Någon ska komma ihåg att spara den på rätt ställe.	Alla parter får den signerade kopian per mejl.
Hitta avtalet	Du letar i pärmen, i mappen eller i inkorgen.	Avtalet ligger på kunden, bredvid mejlen och mötena.

Pärm, mappar och kalkylark

Här börjar många. Avtalen skrivs ut eller sparas som filer i en mapp, och ett kalkylark håller ordning på datumen. Det fungerar så länge avtalen är få och en person har koll. Svagheten är att allt görs för hand. Varje avtal skrivs om från ett gammalt, skickas för underskrift, sparas och förs in i registret, och det är där det glider isär. Till slut vet ingen säkert vilket avtal som är det senaste.

Ett digitalt avtalssystem

Med ett digitalt system skapas avtalet från en mall, skickas för digital signering och sparas på kunden när det är klart. Du ser hela tiden var avtalet befinner sig, och du slipper skriva ut, skanna och leta. Det behöver inte vara ännu ett separat system. I Dovio ligger avtalen i CRM:et, där kunden, mejlen och mötena redan finns.

Avtal som andra skickar till dig, till exempel leverantörsavtal, sparar du i en mapp eller i registret längre ner.

Sex uppgifter varje avtal ska ha

Oavsett hur du sparar avtalen behöver du samma uppgifter om varje avtal. Med dem har du koll på det som kostar pengar att missa.

Motpart och typ av avtal. Vem avtalet är med, och om det är ett kund-, leverantörs- eller samarbetsavtal.
Startdatum. När avtalet började gälla.
Slutdatum. När avtalstiden går ut, eller att avtalet löper tills vidare.
Uppsägningstid. Hur lång tid innan slutdatum du senast måste säga upp avtalet.
Förlängning. Om avtalet förlängs av sig självt när ingen säger upp det, och i så fall med hur lång tid.
Var avtalet ligger och vad det är värt. Sökvägen till det signerade avtalet och ungefär vad det kostar eller ger per år.

Med slutdatum och uppsägningstid kan du räkna fram det datum som spelar störst roll, nämligen sista dagen att säga upp. Värdet hjälper dig att se vilka avtal som är värda att granska först.

Gratis avtalsregister att ladda ner

Registret har en rad per avtal. De två första raderna är exempel som du skriver över. Använd det som det är i Excel eller Google Kalkylark.

Ladda ner avtalsregistret (Excel)

Avtalsregister

Avtal	Motpart	Typ	Start	Slut	Uppsägningstid	Förlängs automatiskt	Sista dag att säga upp	Påminnelse	Ansvarig	Värde per år	Var avtalet ligger
Ramavtal konsulttjänster	Exempelkund AB	Kund	2026-01-01	2026-12-31	3 månader	Ja, 12 månader i taget	2026-09-30	2026-08-31	Anna	480 000 kr	Avtal / Kunder / Exempelkund
Kontorshyra	Exempelfastigheter AB	Leverantör	2025-04-01	2028-03-31	9 månader	Ja, 3 år i taget	2027-06-30	2027-05-31	Erik	144 000 kr	Avtal / Leverantörer / Hyra

Sista dag att säga upp är slutdatum minus uppsägningstid. Påminnelsen är ett datum ungefär en månad före den dagen, som du också lägger in i kalendern eller som en uppgift.

Så missar du inte en uppsägningstid

Här ligger fällan. Många företagsavtal förlängs automatiskt om ingen säger upp dem i tid. Räkna inte med att motparten påminner dig. Kontrollera i varje avtal om det förlängs automatiskt och med hur lång tid, och räkna ut sista dagen att säga upp.

Ta ett exempel. Ett avtal löper till den 31 december och har tre månaders uppsägningstid. Då är den 30 september sista dagen att säga upp, om inte avtalet räknar på något annat sätt. Står det dessutom att avtalet förlängs med tolv månader i taget, och du missar datumet, sitter du kvar ett år till.

Skriv därför in sista dagen att säga upp i registret. Lägg sedan en uppgift eller en kalenderhändelse ungefär en månad tidigare, så hinner du bestämma dig. Ge uppgiften en ansvarig person, annars är det lätt att alla tror att någon annan har koll. Säg upp på det sätt avtalet anger, och spara bekräftelsen tillsammans med avtalet.

Var ska signerade avtal sparas?

På ett gemensamt ställe som säkerhetskopieras och som fler än du kommer åt. Ett avtal som bara finns i någons inkorg försvinner när personen slutar. Namnge filerna så att du hittar dem utan att öppna dem, till exempel med motpart och datum.

Fråga också den som sköter din bokföring vilka avtal som behöver sparas, och hur länge.

Så gör vi det i Dovio

Dovio är ett modernt AI-CRM byggt för små företag, där AI:n gör efterarbetet åt dig. I Dovio är avtalshanteringen en del av CRM:et.

Du gör en avtalsmall. När du skickar ett avtal från en kontakt eller ett företag fylls kundens uppgifter i från CRM:et. Kunden skriver under via en länk i mejlet, och du ser status för varje mottagare: skickat, öppnat, påbörjat, signerat eller avböjt. När alla har skrivit under får alla parter det signerade avtalet per mejl. Avtalet syns sedan på både kontakten och företaget.

Inför uppsägningen lägger du in en uppgift med datum på kunden och sätter en ansvarig. Avtal som du inte har skickat från Dovio, till exempel leverantörsavtal eller avtal på kundens egen mall, har du kvar i registret ovan. Mer om hur det fungerar finns på sidan om avtal i Dovio.

Mallar för de vanligaste avtalen

Avtalshanteringen blir enklare när avtalen har samma uppbyggnad. Vi har gratis mallar för de avtal små företag skriver oftast: konsultavtal, sekretessavtal och samarbetsavtal.

Vanliga frågor

Vad innebär avtalshantering?

Avtalshantering är allt som händer med ett avtal från utkast till uppsägning. Du skriver avtalet, får det underskrivet, sparar det och håller koll på slutdatum och uppsägningstid.

Behöver ett litet företag ett avtalssystem?

Ett digitalt sätt att skicka och spara avtalen lönar sig tidigt, så fort du skickar avtal till kunder. Det behöver inte vara ett separat system. I ett CRM med avtal ligger avtalen digitalt på kunden, med mall, signering och status.

Vad kostar ett avtalshanteringssystem?

Det beror på hur många användare och avtal du har, om signering och mallar ingår, och om det är ett separat system eller en del av något du redan använder. Jämför på just de punkterna, och räkna på hur många avtal du faktiskt skriver per år.

Hur håller man koll på när avtal löper ut?

Skriv in slutdatum och uppsägningstid för varje avtal och räkna fram sista dagen att säga upp. Lägg sedan en uppgift eller en kalenderhändelse ungefär en månad före den dagen, med en person som ansvarar.

Var ska man spara signerade avtal?

På ett gemensamt ställe som säkerhetskopieras och som fler än en person kommer åt. Fråga den som sköter din bokföring hur länge avtalen ska sparas.

Vilka avtal behöver ett litet företag hålla koll på?

Kundavtal och konsultavtal, sekretessavtal och samarbetsavtal som du skriver själv, och anställningsavtal om du har anställda. Och leverantörsavtal som lokalhyra, leasing, försäkringar, programlicenser och abonnemang, där automatisk förlängning är vanlig.

Slutsats

För ett litet företag handlar avtalshantering mest om att gå från pärmar och filer till digitalt. Skicka avtalen från en mall, låt kunden signera digitalt och spara dem på kunden, så vet du alltid vilka avtal som gäller. Håll de sex uppgifterna för varje avtal och lägg en uppgift inför varje sista dag att säga upp.