CRM för byråer: från pitch till signerad retainer

En reklam-, kommunikations- eller PR-byrå med ett fåtal anställda behöver ett CRM för det som händer före och kring uppdragen. Det gäller nya kontakter, pitcher, offerter, avtal och mötena med kunderna. Tid, projektplanering och fakturering ligger oftast kvar i ett annat system.

På en liten byrå är det samma personer som säljer och gör kundjobbet. Allt som måste skrivas in för hand hamnar därför sist i kön.

Här går vi igenom kundarbetet på en byrå steg för steg, var administrationen uppstår och var Dovio gör den åt dig. Driver du ett konsultbolag finns en egen guide om CRM för konsultbolag.

Kundarbetet på en byrå, steg för steg

De flesta mindre byråer får och behåller sina kunder på ungefär samma sätt, oavsett om det gäller reklam, PR eller content.

Nykundsbearbetning. Ett tips från en befintlig kund, en förfrågan på mejl, en kontakt från ett tidigare jobb eller en lista du bearbetar själv.
Pitch eller första möte. Du träffar kunden, lyssnar in behovet och visar hur byrån tänker.
Offert eller uppdragsförslag. Omfattning, leveranser och pris, ofta i ett par versioner innan ni är överens.
Projekt eller retainer. Antingen ett avgränsat jobb till fast pris eller ett löpande månadsarvode.
Löpande kundmöten. Avstämningar och statusmöten där nya önskemål dyker upp.
Förnyelse eller nästa uppdrag. Retainern ska förlängas, eller så leder projektet till ett nytt.

Varje steg lämnar lite administration efter sig. En ny person att lägga upp, anteckningar att skriva rent, ett mejl som ska iväg och en offert som ska bli ett avtal. Var för sig tar det några minuter. Tillsammans är det den del av jobbet som oftast skjuts upp.

Vad som hör hemma i CRM:et

Innan du väljer system lönar det sig att bestämma vad CRM:et ska sköta. Ett CRM på en byrå håller reda på kunderna och relationerna med dem. Timmarna, projektplanen och fakturorna har för det mesta redan ett eget system.

Moment	Var det brukar ligga
Nya kontakter och företag	I CRM:et
Pitcher och offerter som är på gång	I CRM:et, som affärer i en pipeline
Anteckningar från kundmöten	I CRM:et, på kunden
Uppgifter och vad som ska hända härnäst	I CRM:et, som uppgifter med datum på kunden
Offert och avtal, med signering	I CRM:et, på kunden
Tidrapportering och projektplanering	I byråns system för tid och projekt
Fakturor	I byråns ekonomisystem

Dovio är byggt för de fem första raderna, alltså det som händer före och kring uppdraget. Tid och fakturor fortsätter du sköta i de system du redan har.

Så hänger kundarbetet ihop i Dovio

Nya kontakter läggs upp medan du jobbar

Dovio kopplas till mejlen och kalendern i Google eller Microsoft. Slår du på automatiska kontakter i inställningarna skapas kontakten när en ny person mejlar dig eller finns med i en kalenderbokning. Kommer mejlet från en företagsadress läggs kontakten på rätt företag. Den som kunden tipsade om finns i CRM:et så fort hen mejlar dig, och marknadschefen som satt med på mötet finns där från kalenderbokningen.

Lägg upp varje pitch som en affär i pipelinen. Du ser affärerna som tabell eller kanban och flyttar dem själv när något händer, från första möte till skickad offert.

Inför pitchen

Klickar du på ett kommande möte i din kopplade kalender tar Dovio fram ett kort underlag inför det. Det bygger på det som redan finns om personerna du ska träffa, som tidigare mejl, sammanfattningar av tidigare möten, öppna uppgifter och anteckningar. Du får läget i relationen, upp till tre saker som kunden bryr sig om och upp till tre punkter att ta upp själv. För en helt ny kontakt blir underlaget kort, eftersom det bara använder det som finns i Dovio. Mötesförberedelsen ingår i båda planerna och förbrukar AI-krediter.

Hur du förbereder dig i övrigt går vi igenom i hur du förbereder ett kundmöte.

Efter varje kundmöte

Efter ett inspelat möte finns en sammanfattning i Dovio, på rätt kund. Du får också förslag på uppgifter utifrån det som sades och ett utkast till uppföljningsmejlet. Du läser igenom utkastet, ändrar det du vill och skickar det själv.

På en byrå är det de löpande mötena som betyder mest. Efter ett halvår med en retainerkund finns varje inspelad avstämning samlad på kunden, och den som tar över kunden ser vad som har sagts. Vill du skriva mejlet själv finns mallar i uppföljningsmejl efter kundmöte.

Offert och avtal i samma dokument

När kunden vill gå vidare skickar du offerten och avtalet som ett dokument. Du utgår från en avtalsmall och lägger in en pristabell med byråns egna tjänster, till exempel månadsarvode och produktion. Kundens uppgifter fylls i från kontakten och företaget.

Kunden signerar via en länk i mejlet. För varje mottagare ser du om avtalet är skickat, öppnat, påbörjat, signerat eller avböjt. Ska både marknadschefen och vd:n skriva under lägger du till båda som undertecknare, och den som bara ska läsa lägger du till som visningsmottagare. När alla har signerat får du och de andra parterna en signerad kopia via mejl, och avtalet ligger på kontakten och företaget.

Vad dokumenten ska innehålla går vi igenom i hur du skriver en offert till en företagskund och i retaineravtal: mall och vad avtalet ska innehålla, med mallar att ladda ner. På Starter ingår en avtalsmall. Har byrån olika avtal för retainer och projekt är det Pro som passar.

Under retainern och inför förnyelsen

Med Fråga Dovio ställer du frågor om det som redan finns i systemet, till exempel vad som har sagts till en viss kund sedan i våras. Dina chattar syns bara för dig. Fråga Dovio ingår i båda planerna och förbrukar AI-krediter.

När retainern är signerad, lägg en uppgift med datum på kunden en bit före avtalets slut. Då blir förnyelsen ett möte du hinner förbereda. Vill du se alla slutdatum på en gång kan du lägga till ett eget fält på företaget och ha dem samlade i tabellvyn.

Frilansare och partnerbyråer

Många byråer tar in frilansare eller går ihop med en annan byrå på större jobb. De kan ligga som kontakter och företag i Dovio precis som kunderna, och samarbetsavtalet skickar du för signering på samma sätt. Det finns en mall för samarbetsavtal att utgå från.

Vilken byrå passar Dovio för?

Dovio är ett modernt AI-CRM byggt för små företag, där AI:n gör efterarbetet åt dig. Dovio passar en svensk reklam-, kommunikations-, PR- eller contentbyrå med 1–10 anställda, där samma personer säljer och gör kundjobbet. Det passar när du vill ha kunderna, pitcherna, mötena, offerterna och avtalen på ett ställe, med kontakter som läggs upp från mejl och kalender och ett utkast till uppföljningsmejl efter varje inspelat kundmöte. Tidrapportering, projektplanering och fakturering sköter byrån i de system där det redan ligger.

Vanliga frågor

Vilket CRM passar en liten reklambyrå eller PR-byrå?

För en liten svensk reklam-, PR- eller kommunikationsbyrå passar ett CRM som fyller på sig självt från mejl och kalender och håller ihop pitcher, kundmöten, offerter och avtal. Dovio är byggt för just det. Det är ett modernt AI-CRM för små företag där AI:n gör jobbet. Kontakter kan skapas automatiskt från mejl och kalender, och efter varje inspelat kundmöte finns en sammanfattning och ett utkast till uppföljningsmejl. Tid och fakturering ligger oftast kvar i ett annat system.

Behöver en byrå både ett CRM och ett system för tidrapportering?

Oftast ja. Tidrapportering, projektplanering och fakturering brukar ligga i byråns tids- eller ekonomisystem. CRM:et håller reda på kunderna, pitcherna och avtalen. Dovio är byggt för kund- och säljdelen, och tid och fakturor sköter du där du gör det i dag.

Kan offerten och retaineravtalet vara samma dokument?

Ja. I Dovio lägger du in en pristabell med byråns tjänster i avtalsmallen, så att kunden signerar samma dokument som den har sagt ja till. Kunden signerar via en länk i mejlet, och du ser på kundkortet om avtalet är öppnat eller signerat.

Hur förbereder man en pitch med hjälp av CRM:et?

Gå igenom det som redan finns om kunden, som tidigare mejl, anteckningar och vad som sades på förra mötet. I Dovio klickar du på ett kommande möte i kalendern, så tar AI:n fram ett kort underlag med läget i relationen, vad kunden bryr sig om och några punkter att ta upp. Det bygger bara på det som finns i Dovio, så för en helt ny kontakt blir det kort.

Hur håller en liten byrå koll på när en retainer ska förnyas?

Lägg en uppgift med datum på kunden när avtalet är signerat, en bit före slutdatumet. Vill du se alla retainers på en gång kan du skriva in slutdatumet i ett eget fält på företaget. Då hinner du boka ett möte om förnyelsen i god tid.

Vad kostar Dovio för en byrå?

Starter kostar 179 kr per användare och månad och Pro 449 kr. Mötessammanfattningar, utkast till uppföljningsmejl och avtal med e-signering ingår i båda planerna. På Starter ingår fem mötestimmar per användare och månad, och på Pro trettio. Behöver ni mer mötestid köper ni påfyllning, 10 timmar för 120 kr i månaden. Det finns 14 dagars test utan kort.

Slutsats

På en liten byrå ska CRM:et ta hand om det som händer före och kring uppdragen, så att tiden går till kunderna. Välj ett system som lägger upp kontakterna åt dig, samlar kundmötena på kunden och låter offerten och avtalet vara samma dokument. Tid och fakturor kan ligga kvar där de ligger i dag.