Förbered ett kundmöte på tio minuter: checklista och agenda

Ett kundmöte går att förbereda på tio minuter om du vet var du ska leta. Du behöver veta vad ni pratade om förra gången, vad som har hänt sedan dess och vad du vill att mötet ska leda till. Resten är en agenda och några bra frågor.

Här är en checklista i sex steg, med tid för varje, och en agenda du kan klistra in i mötesinbjudan. Den passar säljmöten och andra möten med kunder, både första mötet och när ni ses igen.

Tio minuter före: checklistan

Lägg in tio minuter i kalendern före varje kundmöte. Gör stegen i den här ordningen.

Skriv målet i en mening (1 minut). Vad ska vara bestämt när mötet är slut? Ett nytt möte med den som bestämmer, eller ett underlag för en offert. Kan du inte skriva det i en mening vet kunden troligen inte heller varför ni ses.
Läs vad som hände förra gången (3 minuter). Öppna anteckningarna från senaste mötet och uppföljningsmejlet du skickade. Leta efter det ni kom överens om och det du lovade.
Kolla dina öppna uppgifter (1 minut). Har du lovat en offert, ett svar eller att sätta dem i kontakt med någon? Är det gjort kan du säga det tidigt i mötet. Är det inte gjort är det bättre att du tar upp det själv än att kunden gör det.
Skumma mejlen sedan dess (2 minuter). Har kunden ställt en fråga, bytt kontaktperson eller nämnt något nytt? Det är ofta i mejlen du ser att läget har ändrats.
Se vem som kommer (2 minuter). Öppna inbjudan och titta på deltagarlistan. Vad gör var och en, och vem bestämmer? En ny person på listan betyder ofta att något har hänt hos kunden.
Skriv ner två eller tre frågor (1 minut). Frågor du behöver svar på för att nå målet. Förslag finns längre ner.

Agendan skriver du när du bokar mötet, så att den ligger i inbjudan. Då vet kunden vad mötet ska leda till och kan ta med rätt personer. De tio minuterna före mötet går till checklistan.

Vad du behöver veta om kunden, och var det finns

Att läsa på om kunden brukar handla om deras webbplats och senaste nytt. Inför ett första möte räcker det långt. Träffar du en kund du redan har pratat med finns det viktigaste hos dig själv, i dina mejl och anteckningar.

Vad ni pratade om sist. Finns i mötesanteckningarna, eller i uppföljningsmejlet om anteckningarna saknas.
Vad du har lovat. Finns bland dina uppgifter om du lade in dem efter mötet. Annars får du leta i mejlen.
Vad kunden har skrivit sedan dess. Sök på företagets namn eller e-postdomän i inkorgen.
Vilka som kommer och vad de gör. Finns i inbjudan och på kontakten. Skilj på den som bestämmer och den som ska använda det du säljer. De bryr sig ofta om olika saker.
Var affären står. Vilket steg den ligger i och vad som återstår innan kunden kan ta ett beslut.
Vad som har hänt hos kunden. Till exempel en ny tjänst eller en ny chef. Finns på deras webbplats och i LinkedIn-flödet.

Ligger det här utspritt mellan inkorgen och ett anteckningsblock är det där tio minuter blir fyrtio. Samla det på kunden, så hittar du det nästa gång.

Agenda för ett kundmöte: mall att kopiera

Klistra in agendan i mötesinbjudan och byt ut det som står inom hakparentes. Tiderna är ett exempel för ett möte på 45 minuter, så ändra dem efter hur lång tid ni har.

Agenda: [Kundens företag] och [Ditt företag], [datum]

Mål med mötet: [En mening, till exempel att vi vet om ett förslag är värt att ta fram.]

Deltagare: [Namn, roll] · [Namn, roll]

Inledning och syfte ([5] min). Vi stämmer av agendan och hur mycket tid vi har.
Läget sedan sist ([5] min). [Det vi kom överens om förra gången och vad som har hänt sedan dess.]
Era behov och frågor ([15] min). [Det vi vill förstå bättre.]
[Förslag / demo / genomgång] ([15] min). [Det vi visar och varför.]
Nästa steg ([5] min). Vem gör vad, och när ses vi nästa gång?

Inför ett första möte stryker du punkt 2 och ger behovsdelen mer tid. Stryk aldrig nästa steg för att tiden tar slut. Hamnar det sist utan tid avsatt slutar mötet lätt med ”vi hörs”, och sedan hörs ingen.

Frågor som tar mötet framåt

Öppna frågor får kunden att berätta. Välj två eller tre som hjälper dig att nå målet med just det här mötet. Vilka som passar beror på om ni ses för första gången eller inte.

Inför ett första möte

Här finns ingen historik att läsa. Lägg tiden på kundens webbplats och på personen du ska träffa, och gör en egen gissning om vad de behöver. Gissningen hjälper dig att välja frågor, och kunden får gärna rätta den.

Vad fick er att vilja ses just nu?
Hur löser ni det här i dag, och vad fungerar inte?
Vad händer om ni inte gör något?
Vilka fler är med och bestämmer?

Inför ett uppföljningsmöte

Här är historiken det viktigaste. Börja med det ni kom överens om sist och vad som har hänt sedan dess. Kunden märker att du minns och slipper berätta allt en gång till.

Vad har hänt hos er sedan vi sågs?
Stämmer det jag skrev efter förra mötet, eller har något ändrats?
Vad behöver ni se från oss för att kunna bestämma er?
Vad är nästa steg hos er, och när?

Efter mötet

Det du skriver ner efter mötet är det du läser inför nästa. Skriv anteckningarna samma dag och lägg dem på kunden. En mall finns i mall för mötesanteckningar. Mejlet till kunden skickar du också samma dag, och i uppföljningsmejl efter ett kundmöte finns sex mallar för olika lägen. Slutar mötet med att kunden vill ha ett pris, läs hur du skriver en offert till en företagskund.

Låt Dovio ta fram underlaget

När kalendern är ansluten syns dina kommande möten med externa deltagare i Dovio. Klickar du på ett möte tar Dovio fram ett kort underlag inför det. Underlaget bygger bara på det som finns i Dovio om dem du ska träffa, som kontaktuppgifter, de senaste mejlen, sammanfattningar från tidigare möten, öppna uppgifter och anteckningar.

Först får du en bild av läget i relationen, i ett eller två korta stycken. Sedan kommer upp till tre saker som kunden bryr sig om och upp till tre saker du kan ta upp på mötet. Har du slagit på automatiska kontakter skapas kontakter och företag från mejl och kalender, så det finns något att gå på även för kunder du aldrig har lagt in själv.

Vill du veta mer kan du fråga Dovio direkt, till exempel ”Vad har hänt med [företag]?”. Mötesförberedelser och Fråga Dovio finns på både Starter och Pro och förbrukar AI-krediter.

Vanliga frågor

Hur förbereder man sig inför ett kundmöte?

Bestäm vad mötet ska leda till och läs vad ni pratade om förra gången. Kolla vad du har lovat, skumma mejlen sedan dess och se vem som kommer. Skriv sedan ner två eller tre frågor. Allt det hinner du på tio minuter.

Vad ska en agenda för ett kundmöte innehålla?

Målet med mötet, vilka som är med och punkterna i den ordning ni tar dem, med ungefärlig tid för varje. Avsluta med en punkt för nästa steg, så att ni bestämmer vem som gör vad innan mötet är slut.

Ska man skicka agendan till kunden i förväg?

Ja. Lägg agendan i mötesinbjudan när du bokar mötet. Då hinner kunden säga till om något saknas och ta med rätt personer.

Vad är skillnaden mellan att förbereda ett första möte och ett uppföljningsmöte?

Inför ett första möte läser du på om företaget och personen och gör en egen gissning om vad de behöver. Inför ett uppföljningsmöte är din egen historik med kunden viktigast, alltså vad ni kom överens om, vad du lovade och vad som har hänt sedan dess.

Vilka frågor ska man ställa på ett säljmöte?

Öppna frågor som får kunden att berätta, till exempel hur de löser problemet i dag och vad som händer om de inte gör något. Välj två eller tre som hjälper dig att nå målet med just det mötet.

Kan AI förbereda mig inför ett kundmöte?

Ja, om AI:n har din historik med kunden att gå på. I Dovio klickar du på ett kommande möte från kalendern, så tar Dovio fram ett kort underlag från mejl, tidigare möten, öppna uppgifter och anteckningar om dem du ska träffa.

Slutsats

Tio minuter räcker för att förbereda ett kundmöte. Skriv målet i en mening, läs vad som hände förra gången och se vem som kommer. Lägg agendan i inbjudan när du bokar och avsluta mötet med ett nästa steg som har ett datum.