Guide
Uppföljningsmejl efter ett kundmöte: 6 mallar att kopiera
Ett bra uppföljningsmejl efter ett kundmöte skickas samma dag. Håll tacket kort och lägg krutet på det ni kom överens om. Mejlet ska sluta med ett nästa steg som har ett datum.
Nedan finns sex mallar för de vanligaste lägena efter ett kundmöte: efter ett första möte, efter en demo, när offerten är skickad, när kunden vill fundera, när det blev ett nej och när det har blivit tyst. Byt ut det som står inom hakparentes innan du skickar.
Fyra regler för ett uppföljningsmejl som får svar
- Skicka samma dag. Ni har båda mötet färskt i minnet, och det är lättare att svara på något man minns. Hinner du inte, skicka nästa morgon.
- Sammanfatta besluten. Kunden var själv med på mötet. Det de behöver från dig är det ni kom överens om, och det får plats på två eller tre rader.
- Ge nästa steg ett datum och ett namn. ”Vi hörs” är inget nästa steg. Skriv vem som gör vad och när, till exempel ”Jag skickar offerten på torsdag” eller ”Du stämmer av med [namn] och vi hörs på fredag”.
- Skriv så att det går att läsa i mobilen. Ett uppföljningsmejl ska gå att läsa utan att scrolla. Har du mer att skicka, lägg det som bilaga eller länk.
6 mallar att kopiera
Mallarna är skrivna som man mejlar kunder i Sverige, rakt och utan säljtryck. Stryk det som inte passar. En mall är bara en början, och kunden märker om namnet är det enda som har bytts ut.
1. Efter ett första möte
Ämne: Tack för i dag och nästa steg
Hej [Namn]!
Tack för att du tog dig tid i dag. Det var intressant att höra hur ni jobbar med [område] och var det skaver just nu.
Så här uppfattade jag det viktigaste:
- [Problemet de beskrev, med deras egna ord]
- [Vad de vill ha på plats, och till när]
Vi bestämde att jag [skickar ett förslag / bokar en demo med ert team] senast [dag och datum]. Säg gärna till om jag har missat något.
Vänliga hälsningar
[Ditt namn]
[Telefon]
Skriv problemet med kundens egna ord. Känner de igen sig i sammanfattningen är det lätt att svara ”stämmer”, och då har ni en gemensam bild att bygga vidare på.
2. Efter en demo
Ämne: Svar på dina frågor från demon
Hej [Namn]!
Tack för demon i dag. Du frågade om [fråga], och svaret är [kort svar]. [Frågan jag inte kunde svara på] tar jag med mig och återkommer om senast [dag].
Det som verkade viktigast för er var [behov 1] och [behov 2]. Här är en [länk / kort guide] som visar just det: [länk].
Nästa steg är [en provperiod / ett möte med [beslutsfattare]] den [datum]. Passar [tid] fortfarande?
Hälsningar
[Ditt namn]
Efter en demo har kunden oftast en fråga kvar som du inte kunde svara på direkt. Att svaret kommer samma dag säger mer om hur ni jobbar än själva demon.
3. När offerten är skickad
Ämne: Offert till [Företag]
Hej [Namn]!
Här kommer offerten vi pratade om, den ligger som bilaga. Den bygger på det vi kom fram till på mötet: [omfattning, antal, start].
Två saker kan vara värda att titta extra på:
- [Punkten där du hade frågor, till exempel startdatum]
- [Något jag har lagt till eller lämnat utanför, och varför]
Offerten gäller till och med [datum]. Jag ringer dig [dag] för att höra vad du tycker. Passar det inte, föreslå gärna en annan tid.
Vänliga hälsningar
[Ditt namn]
Det viktiga här är att du själv säger när ni hörs nästa gång. Blir det ett ja på ett konsultuppdrag är nästa dokument oftast ett avtal, och då kan du utgå från vår mall för konsultavtal.
4. När kunden vill fundera
Ämne: Inför ditt beslut om [ämne]
Hej [Namn]!
Tack för att du var tydlig med att ni behöver fundera. Helt rimligt inför ett sånt här beslut.
För att göra det lite enklare har jag samlat det viktigaste här:
- [Vad det kostar och vad som ingår]
- [Svar på det du var osäker på]
Finns det någon mer hos er som borde vara med innan ni bestämmer er? Då kan jag gärna ta ett kort möte med hen också.
Jag hör av mig [dag och datum], om vi inte har hörts innan dess.
Hälsningar
[Ditt namn]
”Vi återkommer” blir lätt ingenting. Kunden får underlaget samlat, och ni har bestämt när ni hörs igen. Frågan om fler beslutsfattare fångar det som ofta är det verkliga skälet till att någon vill fundera.
5. När det blev ett nej
Ämne: Tack för beskedet
Hej [Namn]!
Tack för att du hörde av dig och gav ett tydligt besked. Det uppskattar jag.
Får jag fråga vad som avgjorde? Ett par rader räcker, och det hjälper mig mycket.
Om läget ändras längre fram är du välkommen att höra av dig. Lycka till med [deras projekt]!
Vänliga hälsningar
[Ditt namn]
Mejlet ska göra två saker. Du vill veta vad som avgjorde, och du vill att kunden hör av sig om läget ändras. Försöker du vända beslutet här tappar du båda.
6. När det har blivit tyst
Ämne: Ska vi lägga [ämne] på is?
Hej [Namn]!
Jag har inte hört något sedan [mötet / offerten] den [datum], så jag gissar att annat har kommit emellan. Det händer.
Ska vi lägga det här på is ett tag? Svara gärna med en siffra:
- Ja, hör av dig igen i [månad].
- Vi är fortfarande intresserade, men [det som hindrar].
- Det blir inte av den här gången.
Hälsningar
[Ditt namn]
Det är lättare att svara med en siffra än att formulera ett nej, och ett tydligt svar är just det du vill åt. Skicka det här när en vanlig påminnelse inte har gett något. Svarar kunden ”1”, lägg in datumet och hör av dig först då.
Ämnesrader som går att hitta igen
En bra ämnesrad säger vad mejlet handlar om. Kunden ska kunna hitta det igen om två veckor genom att söka i inkorgen, så ta med företagets namn eller ämnet. Hoppa över knep som ”Snabb fråga” eller ”Re:” på ett mejl som inte är ett svar.
- Tack för i dag och nästa steg
- Sammanfattning från vårt möte [datum]
- Offert till [Företag]
- Svar på dina frågor från demon
- Inför ditt beslut om [ämne]
- [Företag] och [Ditt företag], nästa steg
- Ska vi lägga [ämne] på is?
Vanliga misstag
- Mejlet kommer en vecka senare. Då minns ingen detaljerna längre, inte ens du.
- Allt från mötet kommer med. Kunden får ett protokoll att läsa när de behövde en överenskommelse att bekräfta. Hela bilden hör hemma i dina mötesanteckningar, på rätt kund.
- Nästa steg saknar datum. ”Vi hörs” betyder för det mesta att ingen hör av sig.
- Påminnelserna låter skuldbeläggande. ”Jag vill inte störa, men …” och ”Såg du mitt förra mejl?” får kunden att känna sig påkommen. Skicka hellre ett nytt, kort mejl med något nytt i.
- Samma text till alla. Lägg till minst en mening som bara kan gälla just det här mötet.
Låt AI skriva första utkastet
Det tunga med ett uppföljningsmejl är att komma ihåg exakt vad som sades och vad du lovade. Har du spelat in ett möte på svenska finns ett utkast till uppföljningsmejlet i Dovio, och det bygger på det som faktiskt sades. Du går igenom utkastet och skickar det själv när det känns rätt. Berätta för deltagarna att mötet spelas in. Mallar du använder ofta kan du spara i Dovio.
Hur det fungerar, och hur du testar att svenskan håller innan du väljer verktyg, går vi igenom i CRM som skriver mejl på svenska.
Vanliga frågor
Hur skriver man ett bra uppföljningsmejl efter ett kundmöte?
Börja med ett kort tack och skriv sedan det ni kom överens om på ett par rader. Avsluta med ett nästa steg som har datum och en ansvarig, och skicka mejlet samma dag som mötet.
Hur snabbt ska man följa upp efter ett kundmöte?
Helst samma dag, medan ni båda minns detaljerna. Hinner du inte, skicka nästa morgon. Ju längre du väntar, desto mer av mötet hinner glömmas bort, även hos dig.
Hur tackar man för ett möte på svenska?
Enkelt och utan överord. ”Tack för i dag” eller ”Tack för att du tog dig tid” räcker i de flesta lägen. Lägg hellre till en mening om något konkret ni pratade om än ett extra adjektiv.
Vad gör man om kunden inte svarar på uppföljningsmejlet?
Skicka en kort påminnelse med något nytt i, till exempel svaret på en fråga från mötet. Blir det fortfarande tyst kan du fråga rakt ut om ni ska lägga det på is, med några svarsalternativ, så att kunden kan svara med en siffra.
Ska mötesanteckningarna med i uppföljningsmejlet?
Oftast inte i sin helhet. Skriv det ni kom överens om och nästa steg i mejlet, och spara de fullständiga anteckningarna hos dig på rätt kund.
Kan AI skriva uppföljningsmejlet åt mig?
Ja, om AI:n vet vad som sades på mötet. I Dovio finns ett utkast efter ett inspelat möte, på samma språk som mötet, och du går igenom det och skickar själv. Mejlet går aldrig iväg av sig självt.
Slutsats
Ett uppföljningsmejl fungerar när det kommer samma dag och slutar med ett nästa steg som har ett datum. Ta mallen som passar läget och lägg till en rad som bara gäller just det här mötet. Sedan är det bara att skicka.
Första utkastet finns efter mötet
Efter ett inspelat kundmöte finns en sammanfattning och ett utkast till uppföljningsmejlet i Dovio, på samma språk som mötet. Du går igenom det och skickar själv.