CRM för konsultbolag: hur mycket måste du mata in själv?

I ett konsultbolag är den debiterbara tiden själva produkten. Varje halvtimme som går till att uppdatera ett CRM är en halvtimme som inte går till kund. CRM-administration är därför en direkt kostnad för ett konsultbolag, och den kostnaden syns aldrig i licenspriset.

Det är också förklaringen till att så många konsultbolag skaffar ett CRM, kör igång ordentligt i tre månader och sedan låter det tyna bort. Att hålla det uppdaterat är en vana som konkurrerar med uppdragen, och uppdragen vinner.

Den här sidan handlar därför om två frågor. Hur mycket måste du mata in själv för att systemet ska stämma, och var går gränsen mellan CRM:et och de system du redan har? Har du inget CRM i dag förklarar vi först vad ett CRM-system är.

Varför CRM:et dör i ett konsultbolag

Nästan alla CRM klarar att lagra samma saker. Skillnaden ligger i vem som matar in uppgifterna, och vad det kostar att slippa göra det själv. Flera av de större systemen har automatik och AI för delar av det här, oftast som ett betalt tillägg eller på en högre prisnivå. Har du inte den delen påslagen är det de här momenten som någon får göra för hand:

Lägga upp den nya kontaktpersonen som dök upp i en mejltråd i förra veckan.
Skriva av mötesanteckningarna från blocket till rätt kund.
Lägga in uppföljningarna som en uppgift innan de glöms bort.
Skriva uppföljningsmejlet från grunden.
Flytta uppdraget till rätt läge när något har hänt.

Ingen av punkterna tar lång tid var för sig. Tillsammans blir de en halvtimme om dagen som ingen har fakturerat för, och det är den halvtimmen som prioriteras bort först när det blir mycket att göra. När systemet sedan är två veckor efter verkligheten slutar du lita på det, och slutar du lita på det slutar du öppna det.

Fem frågor att ställa innan du väljer

När leverantörerna beskriver CRM för konsultbolag handlar det oftast om fyra saker. Kompetensmatchning, beläggningsgrad, säljpipeline och kundhistorik. Frågorna nedan handlar om vilka av dem som hör hemma i CRM:et och vilka som hör hemma någon annanstans.

Vem fyller i systemet, och när på dagen? Allt som någon måste knappa in för hand ryker först den vecka det är mycket att göra.
Var ska kompetensmatchningen ligga? Det är konsultsystemet som matchar konsulternas kompetens mot en förfrågan. Cinode är byggt för det och har Consid, Knowit och Nexer bland sina kunder. Deras egen formulering på säljsidan är att ”generella CRM:er är konstruerade för produktförsäljning. De vet allt om kunden men ingenting om era konsulter.”
Var ska beläggningsgraden ligga? Samma svar. Beläggning och bemanning hör hemma i konsultsystemet eller i tidrapporteringen.
Hur mycket säljpipeline behöver du på riktigt? Ett konsultbolag som växer på relationer, ramavtal och underkonsulter behöver oftare en kundhistorik som stämmer än en pipeline i tolv steg. Räkna efter hur många affärer i månaden det faktiskt rör sig om.
Vad händer med kundhistoriken när en konsult slutar? Ligger dialogen i personens inkorg försvinner den med personen. Frågan är om det är systemet eller den som slutar som samlar historiken.

Svaren pekar sällan på ett enda system. De pekar på två eller tre, och på var gränsen mellan dem går.

Cinode, CRM:et och ekonomisystemet

Cinode kallar sig CRM för konsultföretag. Där finns kunder, kontaktpersoner, händelselogg, en pipeline med viktade affärsvärden och säljrapporter, tvåvägssynk mot kalendern och en AI Notetaker som transkriberar och sammanfattar möten. Mejlsidan fungerar annorlunda. Deras dokumentation beskriver att du ser dina skickade mejl och att ett mejl bara syns för dig tills du själv kopplar det till en kund eller en affär. Tyngdpunkten ligger dessutom någon annanstans. Själva beskriver de systemet som vägen från första kundkontakt till bemanning, leverans och långsiktig tillväxt. Systemet är byggt runt kompetens, beläggning och matchning.

Paketeringen följer samma tyngdpunkt. Nivåerna heter Skills, Business och Partner, och varje nivå innehåller den föregående. Mejlsynk, kalendersynk och AI Notetaker är tillägg ovanpå Business, med tilläggspriser som inte är publicerade. Grundpriserna publicerar de däremot i kronor, i intervall efter antal anställda upp till 20. Det finns också en gratisnivå för upp till tio användare, och de betalda nivåerna går att testa i 14 dagar. Det är mer prisöppenhet än de flesta på den här marknaden visar. Deras siffra är en månadskostnad för hela intervallet och Dovios är per användare och månad, så räkna om till samma enhet för din storlek innan du jämför.

Att köra sälj och bemanning i olika system är inget udda, även om Cinode har ett rimligt motargument. Ett CRM som är byggt för konsultbolag är tänkt att täcka båda delarna på ett ställe, och köper du hela deras plattform slipper du hålla ihop två leverantörer. Deras egen dokumentation för Lime-integrationen beskriver ändå upplägget rakt. Säljprocessen sköts i Lime CRM, affärerna skapas och hanteras där, och bemanningen sköts i Cinode. Nexer Group berättar på Cinodes sajt hur de kör båda systemen, och vilket man arbetar i beror på om man är säljare eller uppdragsansvarig. Har du redan ett konsultsystem är den kvarvarande frågan var kunddialogen ska ligga och vem som håller den uppdaterad.

Så här brukar gränsen se ut när det är tre system.

I konsultsystemet ligger kompetens, beläggning, bemanning och tidrapportering.
I CRM:et ligger kunderna, dialogen och uppdragen fram till signerat avtal.
I ekonomisystemet ligger fakturor och bokföring, för de flesta Fortnox eller Visma.

Dovio är CRM:et i den bilden. Tid, beläggning och fakturor ligger kvar i de system du använder i dag.

Hur mycket måste du mata in själv?

Här är samma arbetsmoment sida vid sida. Mittenkolumnen visar hur det ser ut i ett CRM där AI-tillägget inte är påslaget. Kolumnen till höger är Dovio med automatisk registrering påslagen. Det är en inställning du slår på per källa, för mejl och för kalender.

Moment	CRM utan AI-tillägg	Dovio
Ny kontaktperson i en mejltråd	Läggs upp för hand	Skapas automatiskt från mejlen
Nytt företag hör av sig	Läggs upp för hand	Skapas automatiskt från en företagsmejladress
Deltagare i ett bokat möte	Skrivs in efteråt	Skapas automatiskt från kalendern
Anteckningar efter kundmötet	Skrivs och klistras in	Sammanfattningen ligger där när mötet är slut
Uppföljningar från mötet	Skrivs som uppgifter för hand	Föreslås utifrån vad som sades
Uppföljningsmejlet	Skrivs från grunden	Ligger som utkast
Förberedelse inför nästa möte	Du letar igenom historiken själv	Allt som sagts ligger redan samlat på kunden
Fälten på uppdraget, som omfattning och startdatum	Manuellt	Manuellt

Kunderna läggs in medan du jobbar

Dovio kopplas till mejlen och kalendern. Med automatisk registrering påslagen skapas kontakten när det dyker upp en person som inte finns i systemet, och kommer personen från en företagsadress läggs kontakten på rätt företag, som skapas om det saknas. Skriver någon från en gratis mejladress blir det en kontakt utan företag. Dovio läser både mejlen och kalendern, så en person du aldrig har mejlat men som satt med på mötet finns ändå där efteråt.

För ett konsultbolag betyder det att kundregistret speglar vilka du faktiskt har kontakt med, även de veckor då ingen har haft tid att hålla det uppdaterat. Slutar en konsult ligger dialogen kvar på kunden, och den som tar över ser vad som har sagts.

Vad som händer runt ett kundmöte

Efterarbetet uppstår runt mötena, och Dovio tar hand om både det som ligger före och det som kommer efter.

Innan mötet

Inför ett bokat externt möte tar du fram en genomgång av vad som har sagts tidigare och vad som är på gång med kunden. Du slipper leta igenom gamla trådar tio minuter innan.

Efter mötet

Efter ett inspelat möte ligger sammanfattningen i Dovio, på rätt företag och rätt kontakt. Du får också förslag på uppföljningar och ett utkast till mejlet, som du läser igenom och skickar själv. Hölls mötet på svenska är sammanfattningen, uppgifterna och mejlet på svenska.

Efterarbetet runt möten är inget Dovio är ensamt om att ta hand om. SuperOffice säljer SuperNotes, en AI-mötesassistent som deltar i samtalet och ger anteckningar och transkription. Den säljs som tillägg på samtliga fem nivåer för 264 kr per användare och månad. HubSpots Notetaker finns från Professional och är märkt som beta. Cinodes AI Notetaker är ett tillägg ovanpå Business. Skillnaden ligger i paketeringen. I Dovio ingår efterarbetet redan i Starter, som en engångspott på 50 mötessammanfattningar, 150 uppföljningsuppgifter och 100 mejlutkast utan månatlig påfyllning. I Pro är de obegränsade.

Uppdragen som egna poster

Företag, kontakter och affärer räcker sällan för ett konsultbolag, eftersom arbetet organiseras per uppdrag. I Dovio lägger du upp uppdrag som ett eget objekt med de fält du följer upp. Det finns tolv fälttyper att välja mellan. Varje uppdrag kopplas till företaget och till kontaktpersonerna, så du ser både vem som beställde och vad som pågår.

Uppdragen visas som tabell eller kanban. Kanban passar när du vill se läget på allt som rullar, tabellen när du vill jämföra fält mot varandra. En numerisk kolumn kan summeras direkt i vyn, och summan räknas på de rader som visas just då, alltså efter ditt filter. Samma summering kan du lägga på kanbanvyn, och den visas då per kolumn.

Samma sak fungerar för allt annat du vill hålla reda på, till exempel ramavtalskunder, underkonsulter eller pågående upphandlingar. Vad objektet heter och vilka fält det har bestämmer du. Enligt prislistan ingår ett anpassat objekt i Starter och obegränsat antal i Pro, så vill du lägga upp flera saker vid sidan av uppdragen är det Pro som gäller.

Ställ en fråga i stället för att bygga en vy

Med Fråga Dovio ställer du frågor med egna ord om det som redan ligger i systemet, till exempel vad som är på gång hos en viss kund eller vilka kunder som inte har hört av sig på länge. Dina chattar syns bara för dig.

Avtalet skickas för signering från samma ställe

När uppdraget är klart att skrivas under skickar du avtalet för elektronisk signering direkt från Dovio. Ett konsultavtal ser likadant ut varje gång, så du sparar det som en mall och återanvänder det på nästa kund. Enligt prislistan ingår två sparade mallar i Starter och obegränsat antal i Pro.

Vad Dovio kostar, och vad halvtimmen kostar

Starter kostar 120 kr per användare och månad och Pro 360 kr, eller 100 kr respektive 300 kr vid årsbetalning. Enligt prislistan ingår efterarbetet runt möten redan i Starter, som en engångspott på 50 mötessammanfattningar, 150 uppföljningsuppgifter och 100 mejlutkast som inte fylls på varje månad. I Pro är de obegränsade.

Fem konsulter på Pro med årsbetalning blir 1 500 kr i månaden, alltså 18 000 kr om året för hela gruppen. Ställ det mot halvtimmen vi började med. Hur mycket av den tiden som faktiskt försvinner beror på vad ditt underhåll består av. En halvtimme om dagen är ungefär tio timmar i månaden per person, 50 timmar för fem. Vad de timmarna är värda vet du bättre än någon leverantör, eftersom det är precis dem du säljer. Med ett arvode på 1 200 kr i timmen motsvarar 50 timmar 60 000 kr i månaden. Byt ut både arvodet och timmarna mot dina egna siffror, så ser du hur liten del av notan licensen är.

Vill du jämföra med resten av marknaden har vi gått igenom vad ett CRM-system kostar och vilka system som är svenska på riktigt. Alla priser finns också på prissidan.

Vanliga frågor

Vilket CRM passar ett konsultbolag?

Utgå från hur mycket någon måste mata in för hand för att systemet ska stämma. I ett konsultbolag är det den fråga som avgör om CRM:et lever om ett år, eftersom underhållet konkurrerar med debiterbar tid. Titta på om kontakter och företag skapas automatiskt från mejl och kalender, om anteckningar och uppföljningar finns där när mötet är slut utan att någon skriver dem, och om uppdragen kan läggas upp som egna poster med de fält du faktiskt följer upp.

Behöver du ett CRM om du redan har Cinode?

Det beror på var kunddialogen ska ligga. Cinode kallar sig CRM för konsultföretag och har kunder, kontaktpersoner, pipeline med viktade affärsvärden och säljrapporter, och tyngdpunkten ligger på kompetens, beläggning och bemanning. Mejlsynk, kalendersynk och deras AI Notetaker är tillägg ovanpå Business-nivån. Många konsultbolag kör två system, och Cinodes egen dokumentation för Lime-integrationen beskriver just det upplägget, med säljprocessen i CRM:et och bemanningen i Cinode.

Har Dovio tidrapportering och fakturering?

Nej. Dovio har varken tidrapportering, beläggningsplanering, fakturering eller bokföring, och ingen integration mot ekonomisystem. Det du använder i dag för tid och fakturor, till exempel Fortnox eller Visma, fortsätter du använda. Dovio täcker kunderna, dialogen och uppdragen fram till signerat avtal.

Kan du lägga upp uppdrag som egna poster i Dovio?

Ja. Du skapar ett anpassat objekt för uppdrag med de fält du vill följa upp och kopplar varje uppdrag till företaget och kontaktpersonerna. Det finns tolv fälttyper att välja mellan. Uppdragen visas som tabell eller kanban, och en numerisk kolumn kan summeras i vyn på de rader som visas just då, alltså efter ditt filter. Innehållet i fälten fyller du i själv. Enligt prislistan ingår ett anpassat objekt i Starter och obegränsat antal i Pro.

Måste du skriva mötesanteckningarna själv?

Nej. Efter ett inspelat möte ligger sammanfattningen i Dovio, tillsammans med förslag på uppföljningar och ett utkast till uppföljningsmejl, på rätt företag och rätt kontakt. Alla tre skrivs på det språk som talades i mötet, så på ett svenskt möte blir de på svenska. Mejlet är ett utkast som du läser igenom och skickar själv.

Vad kostar Dovio?

Starter kostar 120 kr per användare och månad och Pro 360 kr. Betalar du per år blir det 100 kr respektive 300 kr. Enligt prislistan ingår efterarbetet runt möten redan i Starter, med en engångspott på 50 mötessammanfattningar, 150 uppföljningsuppgifter och 100 mejlutkast utan månatlig påfyllning. I Pro är de obegränsade.

Boka en halvtimme

En demo utgår från dina uppdrag. Berätta hur du arbetar i dag och vad du följer upp per uppdrag, så visar vi hur det ser ut i Dovio och var gränserna går. Har du redan ett konsultsystem tittar vi på var gränsen mellan systemen bör gå. Demon håller vi som har byggt Dovio. Boka en tid eller titta först på priserna.

Källor

Uppgifterna om Cinode och SuperOffice är kontrollerade på leverantörernas egna sidor i augusti 2026. Funktioner och priser ändras ofta, så kontrollera mot källan innan du bestämmer dig.