CRM för arkitektkontor: från första möte till uppdragsbekräftelse

Den som ska bygga till sitt hus har sällan anlitat en arkitekt förut. Hen mejlar från en Gmail-adress, bestämmer sig på mötena och tipsar grannen när huset är klart. Ett CRM för ett litet arkitektkontor ska följa den kunden, från förfrågan till signerad uppdragsbekräftelse. Tid per skede, ritningar och fakturering ligger oftast kvar i kontorets egna system.

Den här guiden gäller kontor vars kunder är privatpersoner och mindre företag, till exempel den som ska bygga villa, fritidshus eller en tillbyggnad. Offentliga upphandlingar är ett annat arbetssätt och ingår inte här.

Guiden följer en privatkund från första mejlet till nästa uppdrag och visar vad Dovio tar hand om längs vägen. Driver du en reklam- eller PR-byrå finns en egen guide om CRM för byråer.

Kundarbetet på ett arkitektkontor, steg för steg

Med privatkunder ser flödet ungefär likadant ut från uppdrag till uppdrag, oavsett om det gäller en ny villa eller en ombyggnad.

Förfrågan. Ett mejl, ett samtal eller ett tips från en tidigare kund. Ofta en privatperson som aldrig har anlitat en arkitekt förut.
Första mötet eller platsbesöket. Du ser tomten eller huset, hör vad kunden drömmer om och vad budgeten tål.
Offert. Vad som ingår och hur arvodet sätts, som ett fast pris, ett timarvode med ett tak eller ett pris per skede.
Uppdragsbekräftelse. Kunden säger ja och skriver under på uppdraget och arvodet.
Skeden och kundmöten. Skisser, ändringar och möten där kunden fattar beslut om utformningen.
Bygglovsskedet. Handlingarna lämnas in och kunden väntar på besked.
Nästa uppdrag. En nöjd kund kommer tillbaka eller tipsar grannen som också vill bygga till.

Längs vägen blir det en ny kontakt att lägga upp, anteckningar från mötet, ett mejl som bekräftar vad kunden bestämde och en offert som ska bli en signerad uppdragsbekräftelse. På ett litet kontor är det samma person som ritar och gör det här, och det är administrationen som får vänta.

Vad som hör hemma i CRM:et

Bestäm först vad CRM:et ska sköta. För ett arkitektkontor håller det reda på kunderna och uppdragen fram till signeringen och en tid efter.

Moment	Var det brukar ligga
Kunder, privatpersoner och företag	I CRM:et
Förfrågningar och offerter som är på gång	I CRM:et, som affärer i en pipeline
Anteckningar och beslut från kundmöten	I CRM:et, på kunden
Uppgifter och datum för varje skede	I CRM:et, som uppgifter med datum på kunden
Offert och uppdragsbekräftelse, med signering	I CRM:et, på kunden
Tidrapportering och projektplanering per skede	I kontorets system för tid och projekt
Ritningar, CAD och BIM	I kontorets ritprogram
Fakturor	I kontorets ekonomisystem

Allt ovanför tidrapporteringen går att sköta i Dovio.

Har kontoret hittills haft kunderna i ett kalkylark går det att fortsätta där en tid. Hur ett sådant register kan se ut finns i kundregister i Excel. Boka en genomgång med oss, så hjälper vi dig att få in listan i Dovio.

Så hänger kundarbetet ihop i Dovio

Förfrågan läggs upp som kontakt och affär

Du kopplar Dovio till din e-post och kalender i Google eller Microsoft. Slår du på automatiska kontakter i inställningarna skapas en kontakt när en ny person mejlar dig eller finns med i en kalenderbokning. Mejlar kunden från en privat adress, till exempel Gmail eller Hotmail, blir det en kontakt utan företag. Kommer förfrågan från ett företag läggs kontakten på rätt företag.

Lägg upp varje förfrågan som en affär i pipelinen. Du ser affärerna som tabell eller kanban och flyttar dem själv när något händer, från förfrågan till första möte, skickad offert och signerad uppdragsbekräftelse.

Inför första mötet

Klickar du på ett kommande möte under Hem i Dovio öppnas Fråga Dovio och tar fram ett kort underlag inför det. Det bygger på det som redan finns om kunden, som tidigare mejl med kunden, sammanfattningar av tidigare möten, öppna uppgifter och anteckningar. Du får läget i relationen och vad som kan vara värt att ta upp, och kan ställa följdfrågor direkt. För en helt ny kontakt blir underlaget kort.

Mer om vad du kan förbereda själv finns i hur du förbereder ett kundmöte.

Kundmötena under projektet

Det är på kundmötena som huset tar form. Kunden väljer det större fönstret eller bestämmer sig för att stryka loftet. Efter ett inspelat möte finns en sammanfattning av mötet i Dovio, kopplad till rätt kund. Läs igenom den och se att besluten om utformningen kom med. Du får också förslag på uppgifter utifrån det som sades och ett utkast till uppföljningsmejl. Du läser igenom utkastet, ändrar det du vill och skickar det själv.

Ett kort mejl som bekräftar besluten gör det lättare för dig och kunden att minnas samma sak när nästa skede börjar. Vill du skriva det själv finns mallar i uppföljningsmejl efter kundmöte.

Offert och uppdragsbekräftelse i samma dokument

När kunden vill gå vidare skickar du offerten och uppdragsbekräftelsen i ett och samma dokument. Du utgår från en avtalsmall och lägger in en pristabell med kontorets egna tjänster. Det kan vara en rad för ett fast arvode, eller en rad per skede, till exempel skissskede, bygglovshandlingar och bygghandlingar. Kundens uppgifter fylls i från kontakten. Hämtar mallen uppgifter om företaget, som organisationsnummer, behöver kontakten vara kopplad till ett företag. För privatkunder använder du därför en mall med bara kontaktens uppgifter.

Kunden signerar via en länk i mejlet. För varje undertecknare ser du om dokumentet är skickat, öppnat, påbörjat, signerat eller avböjt. Är det ett par som bygger lägger du till ytterligare en undertecknare i dokumentet, så att båda kan signera. En signeringsförfrågan som inte är färdigsignerad inom 28 dagar löper ut. När alla har signerat får du och övriga parter en signerad kopia via mejl, och uppdragsbekräftelsen ligger på kundkortet.

Vad dokumenten ska innehålla går vi igenom i mallen för uppdragsbekräftelse och i hur du skriver en offert till en företagskund. På Starter ingår en sparad avtalsmall. Vill du ha flera sparade mallar, till exempel en för fast arvode och en för arvode per skede, är det Pro som passar.

Skeden och bygglovsskedet

När uppdragsbekräftelsen är signerad lägger du upp uppgifter med datum på kunden för det som ska hända i varje skede. Det kan vara när skisserna ska vara klara, när nästa kundmöte ska bokas och när handlingarna ska lämnas in. Vill du se vilket skede varje uppdrag är i kan du lägga till ett eget fält för skede på affären och se det i tabellvyn.

Medan ansökan ligger hos kommunen är det lätt att kunden inte hör något på länge. En uppgift med datum gör att du hör av dig med ett kort besked i stället för att vänta på att kunden frågar. Med Fråga Dovio kan du också ställa frågor om det som redan finns i systemet, till exempel vad kunden bestämde om fasaden i våras. Dina chattar syns bara för dig. Fråga Dovio ingår i båda planerna och förbrukar AI-krediter.

Nästa uppdrag och rekommendationer

Nästa privatkund kommer ofta via den förra. Skriv in i ett eget fält på kontakten vem som tipsade om kunden, så ser du vilka kunder som skickar andra till dig. När projektet är klart kan du lägga en uppgift med datum en tid efter inflyttningen. Då hör du av dig när kunden har bott in sig och kanske funderar på nästa sak, som ett uterum eller ett gästhus.

Vilket arkitektkontor passar Dovio för?

Dovio är ett modernt AI-CRM byggt för små företag, där AI:n gör efterarbetet åt dig. Dovio passar ett svenskt arkitektkontor med 1–10 anställda, där uppdragen främst kommer från privatpersoner och mindre företag och där samma personer ritar och håller kundkontakten. Det passar när du vill ha förfrågningarna, kundmötena, offerterna och uppdragsbekräftelserna på ett ställe, med ett utkast till uppföljningsmejl efter varje inspelat kundmöte och en uppdragsbekräftelse som kunden signerar via mejl. Tidrapportering, projektplanering per skede, ritningar och fakturering sköter kontoret i de system där det redan ligger. Kontor som främst arbetar med offentliga upphandlingar har ett annat flöde än det som beskrivs här.

Vanliga frågor

Vilket CRM passar ett litet arkitektkontor i Sverige?

För ett litet svenskt arkitektkontor med privatkunder passar Dovio, ett modernt svenskt AI-CRM för små företag där AI:n gör jobbet. Efter ett inspelat kundmöte finns en sammanfattning och ett utkast till uppföljningsmejl, och offerten och uppdragsbekräftelsen kan vara samma dokument som kunden signerar via en länk i mejlet. Tidrapportering, ritningar och fakturering ligger kvar i kontorets egna system.

Behöver ett arkitektkontor både ett CRM och ett system för tidrapportering?

Oftast ja. Tid per skede, projektplanering och fakturor brukar ligga i kontorets system för tid och ekonomi. CRM:et håller reda på kunderna, förfrågningarna och uppdragsbekräftelserna. Dovio är byggt för kunddelen, och tid och fakturor sköter du där du gör det i dag.

Kan offerten och uppdragsbekräftelsen vara samma dokument?

Ja, om inget har ändrats sedan offerten. I Dovio lägger du in en pristabell i avtalsmallen, med ett fast arvode eller en rad per skede, och kunden signerar via en länk i mejlet. Har kunden ändrat något på vägen skickar du i stället en uppdragsbekräftelse med det ni kom överens om.

Hur håller man ordning på privatkunder som inte har något företag?

Mejlar kunden från till exempel Gmail eller Hotmail blir det en kontakt utan företag i Dovio. Förfrågan, mötena och uppdragsbekräftelsen ligger då på personen.

Hur får ett arkitektkontor fler uppdrag från tidigare kunder?

Håll kontakten när projektet är klart. Lägg en uppgift med datum på kunden, till exempel när kunden har flyttat in, och skriv in i ett eget fält vem som rekommenderade vem. Då ser du vilka kunder som tipsar andra och när det är dags att höra av dig.

Vad kostar Dovio för ett arkitektkontor?

Starter kostar 179 kr per användare och månad och Pro 449 kr. Mötessammanfattningar, utkast till uppföljningsmejl och avtal med e-signering ingår i båda planerna. På Starter ingår fem mötestimmar per användare och månad, och på Pro trettio. Behöver ni mer mötestid köper ni påfyllning, 10 timmar för 120 kr i månaden. Det finns 14 dagars test utan kort.

Slutsats

Besluten tas på kundmötena och uppdragen kommer ofta via tidigare kunder. Välj ett CRM som håller reda på båda.