Kundregister i Excel: gratis mall och när det är dags att byta

Ett kundregister i Excel fungerar bra så länge du är ensam om att uppdatera det och kan överblicka listan. Här får du en gratis mall med de kolumner du faktiskt behöver. Längre ner går vi igenom hur du håller registret rent och vilka tecken som visar att Excel har blivit för litet.

Mallen är gjord så att den är lätt att flytta till ett CRM. Varje kolumn motsvarar något som finns i ett CRM, så den dag du byter behöver du inte bygga om listan från början.

Ladda ner mallen

Mallen är en Excel-fil med en rad per kontaktperson. De två första raderna är exempel som du skriver över. På den andra fliken finns några korta tips om hur du använder registret. Filen fungerar lika bra i Google Kalkylark.

Ladda ner mallen (Excel)

Kundregister

Företag	Webbplats	Förnamn	Efternamn	Befattning	E-post	Telefon	Status	Ansvarig	Senaste kontakt	Nästa steg	Datum nästa steg	Anteckningar
Exempelkund AB	exempelkund.example	Anna	Exempelsson	vd	anna@exempelkund.example	08-000 00 01	Kund	Sara	2026-09-15	Skicka förslag på nytt upplägg	2026-10-02	Vill ha fast pris per månad.
Exempelbolaget AB	exempelbolaget.example	Erik	Provsson	Inköpschef	erik@exempelbolaget.example	08-000 00 02	Möjlig kund	Johan	2026-09-22	Ring och boka möte	2026-09-30	Träffades på mässan i Göteborg.
[företagets namn]	[webbplats]	[förnamn]	[efternamn]	[befattning]	[e-post]	[telefon]	[Möjlig kund / Kund / Tidigare kund / Partner]	[namn]	[ÅÅÅÅ-MM-DD]	[vad som ska hända härnäst]	[ÅÅÅÅ-MM-DD]	[kort anteckning]

Status väljer du i en rullista. Datum skrivs som ÅÅÅÅ-MM-DD, så går de att sortera.

Kolumnerna du behöver

Mallen har tretton kolumner. Här är vad du skriver i var och en, och vad den motsvarar när du en dag flyttar listan till ett CRM.

Kolumn	Vad du skriver	Motsvarar i ett CRM
Företag	Företagets namn, stavat likadant varje gång	Företaget
Webbplats	Hjälper dig hålla isär företag med liknande namn	Företaget
Förnamn och efternamn	Kontaktpersonen, i två kolumner	Kontakten
Befattning	Till exempel vd eller inköpschef	Kontakten
E-post och telefon	Personens egen adress och det nummer du faktiskt ringer	Kontakten
Status	Möjlig kund, kund, tidigare kund eller partner	Ett fält på kontakten eller företaget
Ansvarig	Den i teamet som har hand om kunden	Ansvarig
Senaste kontakt	Datumet då du och kunden senast hördes	Historiken med mejl och möten
Nästa steg och datum	Vad som ska hända härnäst, och när	En uppgift med slutdatum
Anteckningar	Det som inte passar i någon annan kolumn	Anteckningar

Nästa steg och datumet är de två kolumner som gör listan till ett arbetsverktyg. Utan dem är registret en adressbok. Med dem kan du sortera på datum varje måndag och se vem du ska höra av dig till.

En del kolumner kan du hoppa över. Kundnummer behöver du bara om ditt faktureringsprogram redan har ett och du vill kunna slå upp kunden där. Adress och organisationsnummer lägger du till om du skickar post eller fakturerar från listan. Varje kolumn du lägger till är en kolumn som någon måste hålla uppdaterad, så börja med få.

Så håller du registret rent

En rad per person. Har ett företag tre kontaktpersoner blir det tre rader med samma företagsnamn. Då kan du filtrera fram alla på ett företag, och listan går att flytta utan att någon behöver dela upp celler.
Samma stavning varje gång. Exempelkund AB och Exempelkund blir två olika företag när du filtrerar eller flyttar listan. Bestäm dig för en form och håll dig till den.
Gör om listan till en tabell.Markera listan och tryck Ctrl+T. Då får varje rubrik ett filter och nya rader får samma format. Lås översta raden under Visa > Lås fönsterrutor, så syns rubrikerna när du scrollar.
Fyll i nästa steg direkt. Skriv in nästa steg och ett datum efter varje samtal eller möte, medan du fortfarande minns vad ni kom överens om.
En fil, på ett ställe. Lägg filen i en delad mapp, till exempel i OneDrive eller Google Drive, och dela länken. En kopia som mejlas runt är inaktuell så fort någon ändrar i originalet.
Rensa dubbletter.Gå igenom listan med jämna mellanrum. Under Data > Ta bort dubbletter kan Excel hitta rader med samma e-postadress.

Tecken på att Excel har blivit för litet

Det finns inget antal kunder där Excel slutar fungera. Det som avgör är hur listan används. Känner du igen två eller fler av de här är det dags att titta på ett CRM.

Flera personer ändrar i filen, och ibland skriver någon över det en kollega just lagt in.
Det finns kopior av listan i mejlen, och ingen vet säkert vilken som är den senaste.
Du ser att du senast pratade med kunden i mars, men inte vad ni pratade om. Det står i någons inkorg.
Datumen under Nästa steg passerar utan att någon märker det, eftersom ingen öppnar filen varje dag.
Nya kontakter kommer aldrig in i listan. De finns bara i inkorgen hos den som träffade dem.
Att uppdatera listan har blivit en egen syssla som skjuts upp till fredag och sedan till nästa vecka.

Det sista tecknet är värt att ta på allvar. Ett register som ingen hinner uppdatera tappar värde, och det problemet kan följa med in i ett nytt system. Hur du undviker det går vi igenom i CRM som ingen använder.

Så flyttar du listan till ett CRM

Har du följt mallen är det mesta redan gjort. Gör det här innan du flyttar listan:

Slå ihop dubbletter och ta bort kontakter du inte längre har något med att göra.
Se till att varje rad har en e-postadress. Den är det säkraste sättet att hålla isär två personer med samma namn.
Kontrollera att företagsnamnen är stavade likadant, så att kontakterna kopplas till rätt företag.
Spara en kopia av filen som den ser ut före flytten.

Vad ett CRM gör utöver en lista går vi igenom i vad är ett CRM-system. Vill du börja utan kostnad finns en genomgång av gratis CRM-system.

Kundregistret i Dovio

Dovio är ett modernt AI-CRM byggt för små företag, där AI:n gör efterarbetet åt dig. Koppla din e-post och kalender från Google eller Microsoft och slå på automatiska kontakter i inställningarna. Sedan läggs nya kontakter och företag in automatiskt, från mejl och möten. Registret växer medan du jobbar, utan att någon skriver in de nya kontakterna för hand.

Det du hade i mallens kolumner har en motsvarighet i Dovio. Status kan bli ett eget fält eller en affär i en pipeline, nästa steg skriver du som en uppgift med datum som syns i din uppgiftslista, och anteckningar lägger du direkt på kontakten. Efter ett inspelat möte finns en sammanfattning och förslag på uppgifter på kontakten. Har du kolumner som inte finns från början kan de bli egna fält.

Din befintliga lista tar vi hand om tillsammans. Boka en genomgång med oss, så hjälper vi dig att få in listan. Vill du få ut listan igen kan du exportera en tabellvy till Excel eller CSV.

Om personuppgifter i registret

Ett kundregister innehåller uppgifter om personer, så det är värt att vara noggrann med det. Några vanor som gör det enklare:

Spara bara det du använder i arbetet med kunden.
Håll koll på vem som har tillgång till filen, och ta bort behörigheten när någon slutar.
Ta bort kontakter du inte längre har något med att göra, och gör det med jämna mellanrum.
Låt inte registret ligga som bilaga i någons inkorg. Lägg det där du bestämmer vem som kommer åt det.

Vanliga frågor

Hur gör jag ett kundregister i Excel?

Ladda ner mallen på den här sidan, eller skriv rubrikerna själv på första raden. Lägg in en rad per kontaktperson, markera listan och tryck Ctrl+T så blir den en tabell med filter på varje rubrik.

Vilka kolumner behöver ett kundregister?

Företag, förnamn, efternamn, e-post och telefon räcker för att hitta rätt person. Lägg till status, ansvarig, senaste kontakt och nästa steg med datum, så går det att arbeta från listan och inte bara slå upp i den.

Kan jag använda Google Kalkylark i stället för Excel?

Ja. Mallen är en vanlig xlsx-fil som går att öppna i Google Kalkylark. Där är det också enkelt att dela en och samma fil med kollegor.

Vilka tecken visar att kundregistret i Excel har blivit för litet?

När flera personer ändrar i filen, kopior går runt i mejlen eller datumen under Nästa steg passerar utan att någon märker det. Då tar listan mer tid att sköta än den sparar.

Hur får jag in min Excel-lista i Dovio?

Boka en genomgång med oss, så hjälper vi dig att få in listan. Efter det läggs nya kontakter och företag in automatiskt från din e-post och kalender.

Vad ska jag inte spara i kundregistret?

Uppgifter du inte använder i arbetet med kunden. Varje kolumn ska någon hålla uppdaterad, och uppgifter som ingen behöver gör bara listan längre och svårare att sköta.

Slutsats

Ett kundregister i Excel räcker långt när du är ensam om listan. Håll dig till en rad per person och fyll i nästa steg med ett datum, så går det att arbeta från den. När flera ska dela listan och samtalen börjar försvinna i inkorgarna är det dags för ett CRM. Har du använt mallen är listan redan lätt att flytta. I Dovio fylls registret sedan på med nya kontakter från e-post och kalender.