Ja, det finns riktiga gratis CRM-system. HubSpot och Zoho har kostnadsfria versioner som fungerar för ett litet team, och Excel duger längre än många tror. Gratis räcker bara till en viss gräns, och den gränsen går att se i förväg.

Här går vi igenom vilka alternativ som faktiskt finns, var gränsen brukar gå och vad det är som kostar när priset är noll. Driver du ett företag med 1–10 anställda, sitter i Excel och funderar på nästa steg är den skriven för dig.

Vilka CRM-system är gratis?

HubSpot och Zoho är de två gratisalternativ som återkommer när svenska småföretagare frågar varandra, och Excel eller Google Sheets är det tredje.

HubSpot har en gratisversion av sitt CRM som täcker två användare och 1 000 kontakter. Den är generös, och för ett litet team är den ett fullt rimligt val. Zoho Bigin har en gratisplan för en användare, och nämns ofta i svenska forumtrådar som den naturliga starten för ett litet företag. Inget av dem är svenskt. Vilka CRM som faktiskt är det har vi rett ut i guiden om svenskt CRM.

Excel och Google Sheets är i praktiken förstahandsvalet. En flik per kund, egna färgkoder, och så rullar det på. Det är gratis, alla kan det redan, och det fungerar ett tag. Mer om det strax.

Blanda inte ihop en gratisversion med en gratis provperiod. En gratisversion har inget slutdatum och du kan stanna i den. En provperiod tar slut, och då står du inför ett val. Båda är användbara, men de svarar på olika frågor.

Räcker Excel?

I början, ja. Sedan blir det rörigt.

Ett kalkylark är en bra start. Det kostar ingenting, alla kan det redan, och för de första kunderna gör det jobbet. Problemet är att det växer. Flikarna blir fler, färgkoderna betyder något bara du minns, och när någon skickar en kopia via mejl finns det plötsligt två versioner och ingen vet vilken som gäller.

Tre saker klarar arket aldrig. Att flera arbetar i det samtidigt utan att skriva över varandra. Historiken, alltså vad som faktiskt sades på mötet i mars och vad du lovade återkomma om. Och påminnelser, för ett ark säger aldrig till, vilket gör uppföljningen beroende av att du minns den själv.

Gränsen är ganska tydlig. När någon annan ska kunna svara en kund utan att fråga dig först har arket gjort sitt. Mer om den gränsen i guiden om vad ett CRM-system är.

Vad kostar ett gratis CRM egentligen?

Det kostar inga kronor, men det kostar i antal användare, funktioner, support och framför allt timmar.

Antal användare. Gratisnivåer är i regel byggda för en eller två personer. Kostnaden dyker upp när teamet växer, vilket också är precis när du börjar behöva systemet på riktigt.

Funktionerna bakom betalväggen. En gratisversion finns för att sälja den betalda versionen. Det som ligger ovanför gränsen brukar vara automatisering, fler pipelines, rapportering och support. Det är alltså sannolikt just det du kommer att vilja ha om sex månader.

Supporten. Gratis betyder självbetjäning. Hjälpartiklar och forum, inte en människa som svarar.

Export av data. Kolla hur du får ut din data innan du börjar, inte den dagen du vill byta. Det är en fråga som är lätt att ställa i förväg och obehaglig att ställa i efterhand.

Timmarna. Den här posten står aldrig på någon prissida. Någon ska skriva in kontakterna, någon ska uppdatera affärerna, någon ska komma ihåg att lägga in mötesanteckningen. Ett gratis CRM som ingen håller uppdaterat kostar mer än ett betalt som är aktuellt. Ett register som bara stämmer till hälften är sämre än inget alls. Du litar på det, och det stämmer inte.

När är det värt att börja betala?

Tre saker visar att gratis har gjort sitt.

Den första är att en andra person behöver samma information som du. Så länge du är ensam om informationen går det mesta att lösa med minne och anteckningar. I samma stund som en kollega ska kunna ta över ett samtal behöver informationen ligga på ett ställe som båda når.

Den andra är att uppföljningarna börjar dra ut på tiden. Inte att de uteblir helt, utan att de kommer en vecka för sent. Det syns sällan i någon siffra, och ändå kostar det affärer.

Den tredje är att du börjar anpassa dig efter gränserna i stället för att arbeta. Ett extra konto för att komma runt användartaket, ett kalkylark vid sidan om för det som systemet inte klarar, en manuell rutin som ersätter en funktion du inte har. När du håller på med sådant har gratisversionen redan kostat mer än den sparar.

Vad kostar de billigaste betalda systemen?

De billigaste betalda CRM-systemen ligger på ungefär hundra kronor per användare och månad, och de dyraste flera hundra.

En detaljerad genomgång med aktuella priser finns i prisguiden, så vi upprepar inte den här. Det som är värt att veta innan du jämför är att priset sätts per användare och månad, att årsbetalning nästan alltid är billigare än månadsbetalning, och att den plan som listas först sällan är den du faktiskt hamnar på.

Dovio kostar 120 kr per användare och månad för Starter och 360 kr för Pro, eller 100 kr respektive 300 kr vid årsbetalning. Vi har ingen gratisversion. Vi har en provperiod på 14 dagar utan kreditkort, men det är just en provperiod.

Du får CRM-grunderna, synk av e-post och kalender, automatiskt skapade kontakter och företag, mötestranskribering och AI som sammanfattar mötet, föreslår uppgifter och skriver ett mejlutkast. Vad som ingår i vilken plan står på prissidan.

Tillbaka till timmarna. Kontakter och företag skapas automatiskt från din kalender och din e-post, så registret hänger inte på att någon kommer ihåg att skriva in saker. Det är den delen av arbetet som brukar avgöra om uppgifterna i ett CRM fortfarande stämmer efter ett halvår, oavsett vad det kostade.

Vanliga frågor