Uppdragsbekräftelse: mall och exempel för arkitekter och konsulter

En uppdragsbekräftelse är ett kort dokument som du skickar när kunden har tackat ja. I den står det ni kom överens om, som vad som ingår och inte ingår, skeden och tidplan, arvodet och hur ändringar beställs. Båda skriver under, och sedan kan arbetet börja.

Här finns ett ifyllt exempel från ett arkitektkontor, en mall att ladda ner i Word och en färdig formulering för ändrings- och tilläggsuppdrag. Mallen är skriven för arkitekter, ingenjörer och konsulter, och den får plats på två sidor.

Uppdragsbekräftelse, offert eller konsultavtal?

Offerten skickar du innan kunden har bestämt sig. Mellan offerten och kundens ja ändras ofta något. Kunden stryker ett skede, vill flytta starten eller ber om ett fast pris i stället för löpande. Uppdragsbekräftelsen samlar det ni till slut kom överens om, så att ingen behöver leta i gamla mejl när frågan dyker upp i skede tre.

En uppdragsbekräftelse fungerar bra när uppdraget är avgränsat och ni är överens om det mesta. Är uppdraget stort eller löper det länge skriver du hellre ett fullständigt konsultavtal. Det gäller också när ni behöver bestämma vem som äger materialet och vad som gäller för sekretess och ansvar. Är det ett löpande samarbete med ett fast belopp varje månad passar ett retaineravtal bättre. Hur det fungerar juridiskt i just ert fall är en fråga för en jurist.

Det här ska uppdragsbekräftelsen innehålla

1. Parterna. Namn, organisationsnummer om kunden är ett företag, adress och en kontaktperson på varje sida.
2. Uppdraget. Vad du ska göra, var och i vilka skeden.
3. Det som inte ingår. Skriv in det, så slipper ni diskutera det mitt i uppdraget.
4. Skeden, leveranser och tidplan. Vad kunden får efter varje skede och när.
5. Arvode och betalning. Fast pris, löpande med tak eller per skede, och när du fakturerar.
6. Underlag från kunden. Vad kunden ska ta fram och till vilket datum.
7. Ändringar och tilläggsuppdrag. Att de beställs skriftligt innan du börjar, och vad de kostar.
8. Villkor. Ska några standardvillkor gälla skriver du vilka och vilken version.
9. Giltighet och underskrift. Till vilket datum den kan skrivas under, och plats för båda underskrifterna.

Exempel: tillbyggnad av en kontorsbyggnad

Exemplet är en uppdragsbekräftelse från ett arkitektkontor till ett fastighetsbolag som vill bygga till en kontorsbyggnad. Företagen, personerna och beloppen är påhittade. Arvodet är satt per skede, med fast pris för de två första och löpande med tak för bygglovshandlingen.

Lägg märke till punkt 3 och 6. Gränsen mot bygghandlingar och antalet skissalternativ är lätta att tänja på i en tillbyggnad, och ett underlag som kommer sent flyttar hela tidplanen. Står båda i bekräftelsen finns det något att hänvisa till när det händer.

Är du konsult byter du skedena mot faser, till exempel kartläggning, förslag och genomförande. Resten av mallen fungerar som den är.

Ladda ner mallen

Mallen nedan har samma upplägg som exemplet. Kopiera texten eller ladda ner den som Word-fil. Fälten inom hakparentes fyller du i, och i punkt 5 väljer du ett av alternativen och stryker resten.

Ladda ner mallen (Word)

Arvode: tre sätt att skriva det

• Fast pris passar när du kan överblicka arbetet, som en förstudie eller en skiss med ett bestämt antal alternativ. Kunden vet vad det kostar, och du bär risken om det tar längre tid.
• Löpande med tak passar när omfattningen beror på saker du inte styr, som frågor från kommunen eller hur många omarbetningar kunden vill ha. Taket gör att kunden vågar säga ja, och du ber om ett nytt godkännande innan du går över det.
• Per skede är en blandning av de två. Varje skede får sin ersättningsform, och du fakturerar när det är klart. Det gör det också enkelt att stanna efter ett skede om kunden vill tänka om.

Ändrings- och tilläggsuppdrag: formuleringen

Ett uppdrag växer sällan på en gång. Det blir ett tredje skissalternativ, sedan en flyttad vägg efter att skissen är godkänd. Då hjälper en tydlig gräns och en rutin för att fråga innan du börjar.

”Ändringar efter att uppdragsgivaren har godkänt [ett skede / en leverans], och arbete som inte står i punkt 2 och 4, är tilläggsuppdrag. Uppdragstagaren beskriver vad det gäller och vad det kostar och börjar först när uppdragsgivaren har godkänt det skriftligt, till exempel via e-post.”

Det avgörande ordet är godkänt. När kunden har sagt ja till skissen finns en punkt att räkna från, och allt som ändras efter den är ett tilläggsuppdrag. Svara på förfrågan med en kort offert i mejlet, med pris och ny tidplan om den påverkas. Kundens svar blir det skriftliga godkännandet. Hur en sådan offert kan se ut finns i offert till företagskund.

Offert och uppdragsbekräftelse i ett dokument med Dovio

Har inget ändrats sedan offerten kan den vara det dokument kunden signerar. Har något ändrats sparar du uppdragsbekräftelsen som en avtalsmall och lägger in en pristabell med det slutliga arvodet per skede, hämtat från din egen lista över produkter och tjänster. En löpande del med tak skriver du i texten under tabellen. När du skickar dokumentet fylls kundens uppgifter i från kontakten och företaget i CRM:et. Hämtar mallen uppgifter om företaget, som organisationsnummer, behöver kontakten vara kopplad till ett företag. För privatkunder använder du därför en mall med bara kontaktens uppgifter.

Kunden signerar via en länk i mejlet. För varje undertecknare ser du om dokumentet är skickat, öppnat, påbörjat, signerat eller avböjt. En signeringsförfrågan som inte är färdigsignerad inom 28 dagar löper ut, så det sista datumet i punkt 9 bör ligga inom den tiden. När alla har signerat får du och övriga parter en signerad kopia via mejl, och dokumentet ligger kvar på kontakten och företaget. Lägg sedan en uppgift med datum för varje skede, så har du tidplanen framför dig.

Starter har en sparad avtalsmall, och uppdragsbekräftelsen kan vara den. Vill du spara fler mallar, till exempel ett konsultavtal bredvid, behöver du Pro. Hur resten av kundarbetet på ett kontor kan hänga ihop går vi igenom i CRM för arkitektkontor.

Vanliga frågor

Slutsats

En uppdragsbekräftelse samlar det ni kom överens om på en eller två sidor. Det viktigaste att få med är det som inte ingår, arvodet per skede och hur ändringar beställs. Utgå från exemplet, byt ut skedena mot dina egna och skicka den när kunden har sagt ja.