CRM för coacher och ledarskapskonsulter: från första samtal till signerat avtal

En coach säljer sin tid i paket, och varje session lämnar något efter sig. Det kan vara ett löfte om att skicka en övning eller en fråga att ta upp nästa gång. Ett CRM för coacher ska hålla reda på allt det, från första samtalet till förlängningen. Bokning, betalning och fakturor sköter du oftast i andra verktyg.

Den här guiden är för dig som coachar på egen hand eller i ett litet team, som affärscoach, ledarskapskonsult, managementkonsult eller mentor. Vi går igenom hur klienter brukar hitta till dig och stanna kvar, vad som hör hemma i ett CRM och var Dovio gör efterarbetet åt dig. Driver du ett konsultbolag med flera konsulter ute på uppdrag finns en egen guide om CRM för konsultbolag.

Från första samtal till förlängning

Vägen från första kontakt till förlängning ser ofta ut ungefär så här, oavsett om det handlar om ledarskap, affärsutveckling eller karriär.

Tips och nätverk. En tidigare klient rekommenderar dig, eller någon hör av sig efter en föreläsning eller ett inlägg.
Ett kostnadsfritt första samtal. Ni pratar om vad klienten vill uppnå och om ni passar ihop.
Förslag på ett paket. Antal sessioner, hur länge upplägget pågår och vad det kostar.
Coachingavtal. Klienten, eller företaget som betalar, säger ja och skriver under.
Sessionerna. Ett möte i taget, ofta med något som klienten ska göra till nästa gång.
Uppföljning mellan sessionerna. Ett mejl med det ni kom fram till, eller övningen du lovade att skicka.
Förlängning. Paketet börjar ta slut och ni pratar om ett nytt.

Ibland är det inte klienten själv som betalar. En chef eller HR köper coaching till en medarbetare, och då har du två personer att hålla reda på. Den ena beställer och den andra är den du coachar.

Vad som hör hemma i CRM:et

Ett CRM för en coach håller reda på klienterna, samtalen och avtalen.

Moment	Var det brukar ligga
Nya kontakter och förfrågningar	I CRM:et
Första samtal och förslag som är på gång	I CRM:et, som affärer i en pipeline
Anteckningar och sammanfattningar från sessionerna	I CRM:et, på klienten
Det du har lovat klienten och vad som ska hända härnäst	I CRM:et, som uppgifter med datum på klienten
Förslag och coachingavtal, med signering	I CRM:et, på klienten
Bokningssida där klienten väljer tid	I ditt bokningsverktyg
Betalning och fakturor	I ditt system för fakturering

Dovio är byggt för de fem första raderna. Bjuder du in klienten till sessionen i huvudkalendern du har kopplat till Dovio kan du ta fram ett underlag inför den, som vi går igenom längre ner.

Så hänger klientarbetet ihop i Dovio

Nya klienter läggs upp medan du jobbar

Du kopplar Dovio till din e-post och kalender i Google eller Microsoft. Slår du på automatiska kontakter i inställningarna skapas en kontakt när en ny person mejlar dig eller finns med i en kalenderbokning. Den som en tidigare klient tipsade om finns alltså i CRM:et så fort hen mejlar dig. Kommer mejlet från en företagsadress läggs kontakten på företaget. Köper ett företag coachingen läggs beställaren och klienten därför på samma företag, så skriv i en anteckning på kontakten vem som beställer och vem du coachar.

Lägg upp varje förfrågan som en affär i pipelinen. Du ser affärerna som tabell eller kanban och flyttar dem själv när något händer, från första samtal till skickat förslag.

Inför första samtalet och varje session

Klickar du på ett kommande möte med klienten under Hem i Dovio öppnas Fråga Dovio och tar fram ett kort underlag. Det bygger på det som redan finns om personen, som mejl, sammanfattningar av tidigare sessioner, öppna uppgifter och anteckningar. Du får läget i relationen och vad som kan vara värt att ta upp, och kan ställa följdfrågor direkt. Före ett första samtal blir underlaget kort, eftersom det bara bygger på det som finns i Dovio. Har du spelat in tidigare sessioner eller skrivit anteckningar finns det mer att gå på inför den fjärde sessionen.

Hur du förbereder dig i övrigt går vi igenom i hur du förbereder ett kundmöte.

Efter en session

Efter en inspelad session finns en sammanfattning på klientens kort i Dovio. Du får också förslag på uppgifter utifrån det som sades, till exempel att skicka övningen du lovade, och ett utkast till uppföljningsmejlet. Du läser igenom utkastet, ändrar det du vill och skickar det själv. Räkna på hur många timmar du coachar i månaden. På Starter ingår fem mötestimmar per användare och månad, och på Pro trettio. Behöver ni mer mötestid köper ni påfyllning, 10 timmar för 120 kr i månaden.

Det som sägs i en coachingsession kan vara personligt. Berätta för klienten att sessionen spelas in, och spela bara in när klienten har sagt ja. Coachar du någon på ett företags uppdrag är det bra att från början komma överens med klienten om vad beställaren ska få veta.

Efter ett par månader finns varje inspelad session samlad på klientens kort, så du ser vad ni har pratat om och vad som har hänt sedan dess. Vill du hellre skriva anteckningarna själv finns en mall för mötesanteckningar, och mallar för mejlet finns i uppföljningsmejl efter kundmöte.

Förslag och coachingavtal i samma dokument

När klienten vill gå vidare skickar du förslaget och avtalet i ett och samma dokument. Du startar det från kontakten eller företaget, utgår från en avtalsmall och lägger in en pristabell med ditt paket, alltså antalet sessioner, perioden och priset. Klientens uppgifter fylls i från kontakten, och från företaget när det är ett företag som köper.

Klienten signerar via en länk i mejlet. För varje undertecknare ser du om avtalet är skickat, öppnat, påbörjat, signerat eller avböjt. Betalar ett företag för coachingen lägger du till ytterligare en undertecknare i dokumentet, så att både beställaren och klienten kan signera. Den som bara ska läsa lägger du till som visningsmottagare. När alla har signerat får du och övriga parter en signerad kopia via mejl, och avtalet ligger på kontakten och företaget. En signeringsförfrågan som inte är färdigsignerad inom 28 dagar löper ut.

Vad avtalet ska innehålla går vi igenom i coachingavtal: mall och vad avtalet ska innehålla, med en mall att ladda ner. Hur du skriver själva förslaget finns i hur du skriver en offert till en företagskund. På Starter ingår en sparad avtalsmall. Vill du spara flera, till exempel en för privatpersoner och en för företag, är det Pro som passar.

Mellan sessionerna och inför förlängningen

Med Fråga Dovio ställer du frågor om det som redan finns i systemet, till exempel vad du och en klient har pratat om under de senaste sessionerna. Dina chattar syns bara för dig. Fråga Dovio ingår i båda planerna och förbrukar AI-krediter.

När avtalet är signerat lägger du en uppgift med datum på klienten inför den sista sessionen i paketet. Då blir förlängningen ett samtal du hinner förbereda, och du har tid att tänka igenom vad ett nytt paket skulle innehålla.

Vilken coach passar Dovio för?

Dovio är ett modernt AI-CRM byggt för små företag, där AI:n gör efterarbetet åt dig. Dovio passar en svensk coach, ledarskapskonsult eller managementkonsult som arbetar ensam eller i ett litet team och säljer sina sessioner i paket. Det passar när du vill ha klienterna, de första samtalen, sessionerna, förslagen och avtalen på ett ställe, med en sammanfattning och ett utkast till uppföljningsmejl efter varje inspelad session. Bokningssidan, betalningarna och fakturorna sköter du i de verktyg du redan använder.

Vanliga frågor

Vilket CRM passar en coach eller ledarskapskonsult i Sverige?

För en svensk coach eller ledarskapskonsult som säljer sessioner i paket passar Dovio, ett modernt svenskt AI-CRM för små företag där AI:n gör jobbet. Efter en inspelad session finns en sammanfattning, förslag på uppgifter och ett utkast till uppföljningsmejl i Dovio, och förslaget och coachingavtalet skickar du för e-signering i ett och samma dokument. Bokning och betalning sköter du i dina egna verktyg.

Behöver en coach som arbetar ensam ett CRM?

Med ett fåtal klienter räcker det ofta med en lista och kalendern. Ett CRM gör mer nytta när du har flera paket igång samtidigt och vill ha allt från sessionerna samlat på klientens kort.

Kan jag få en sammanfattning efter varje coachingsession?

Ja, om sessionen spelas in. Då finns en sammanfattning, förslag på uppgifter och ett utkast till uppföljningsmejl på klientens kort i Dovio, skrivna på samma språk som sessionen hölls på. Berätta för klienten att sessionen spelas in, och spela bara in när klienten har sagt ja.

Kan förslaget och coachingavtalet vara samma dokument?

Ja. I Dovio lägger du in en pristabell med ditt paket i avtalsmallen, så att klienten signerar samma dokument som hen har sagt ja till. Klienten signerar via en länk i mejlet, och du ser på kundkortet om avtalet är öppnat eller signerat.

Var sköter en coach bokning och betalning?

I de verktyg du redan använder, alltså din bokningssida och ditt system för fakturering. Dovio är byggt för klienterna, sessionerna och avtalen. Bjuder du in klienten till sessionen i huvudkalendern du har kopplat till Dovio kan du ta fram ett underlag inför den.

Vad kostar Dovio för en coach?

Starter kostar 179 kr per användare och månad och Pro 449 kr. Mötessammanfattningar, utkast till uppföljningsmejl och avtal med e-signering ingår i båda planerna. På Starter ingår fem mötestimmar per användare och månad, och på Pro trettio. Behöver ni mer mötestid köper ni påfyllning, 10 timmar för 120 kr i månaden. Det finns 14 dagars test utan kort.

Slutsats

För en coach är mötena själva jobbet. Låt CRM:et ta hand om det som kommer efter dem, och låt klienten signera samma dokument som paketet står i.