Guide
Coachingavtal: mall och vad avtalet ska innehålla
Ett coachingavtal är avtalet mellan dig som coach och den du coachar, och ibland företaget som betalar. I avtalet står hur många sessioner som ingår, vad de kostar, hur avbokning fungerar och vad som stannar mellan dig och klienten. Det sista blir viktigast när en arbetsgivare betalar för coachingen.
Nedan finns en checklista, en gratis mall och färdiga formuleringar för vad beställaren får veta och för sen avbokning.
Vad är ett coachingavtal?
Ett coachingavtal kan gälla ett paket med ett antal sessioner under en period eller sessioner som bokas en i taget. Hur avtalet ser ut beror mest på vem som betalar.
- Klienten betalar själv. Då är ni två parter, och klienten både deltar och betalar.
- Ett företag betalar. Då är ni tre. Företaget beställer och betalar, en medarbetare deltar och du coachar. I mallen heter företaget Beställaren och medarbetaren Klienten.
Det är i det andra fallet avtalet gör mest nytta. Beställaren har betalat och vill veta hur det går. Klienten behöver kunna prata fritt, även om chefen och arbetsplatsen. I avtalet drar du gränsen innan första sessionen. Säljer du också workshops eller utbildning till företaget passar ett konsultavtal bättre för den delen.
Checklista: det här ska coachingavtalet innehålla
- Parter och vem som deltar. Vem som är klient och om ett företag beställer och betalar.
- Syfte. Vad klienten vill arbeta med, i en eller två meningar.
- Upplägg. Antal sessioner, hur långa de är, under vilken period och om de sker digitalt eller på plats.
- Pris och betalning. Paketpris eller pris per session, när du fakturerar och vem som betalar.
- Avbokning och ombokning. Hur sent klienten kan avboka och vad som händer vid en sen avbokning eller om klienten inte kommer.
- Sessioner som inte används. Hur länge paketet gäller och vad som händer med sessioner som är kvar.
- Sekretess. Att det klienten berättar stannar hos dig, och eventuella undantag ni kommer överens om.
- Vad beställaren får veta. Gäller när ett företag betalar. Skriv exakt vilka uppgifter du lämnar till företaget.
- Inspelning och anteckningar. Om sessioner spelas in, och vem som får se dina anteckningar.
- Vad coachingen är och inte är. Att den inte är terapi eller vård, och vad ni gör om klienten behöver sådant stöd.
- Avtalstid och uppsägning. När avtalet börjar och slutar, hur det kan avslutas i förtid och vad som händer med förbetalda sessioner.
Ladda ner mallen
Mallen nedan är hela avtalet. Kopiera texten eller ladda ner den som Word-fil. Fälten inom hakparentes fyller du i. Välj Variant 1 om klienten betalar själv och Variant 2 om ett företag betalar, och stryk den andra. Där det står Alternativ A, B eller C väljer du ett och stryker resten.
Coachingavtal
1. Parter
Coach: [namn / företagsnamn], org.nr [organisationsnummer], [adress], [e-post], nedan kallad ”Coachen”.
Variant 1 (klienten betalar själv): Klient: [namn], [adress], [e-post], [telefon], nedan kallad ”Klienten”. Klienten beställer och betalar coachingen själv. Där det står Beställaren i punkt 4 och 9.2 avses Klienten. Punkt 7.2, 7.3 och 9.3 stryks, och i 7.1 och 8 stryks det som gäller Beställaren.
Variant 2 (ett företag betalar): Beställare: [företagsnamn], org.nr [organisationsnummer], [adress], kontaktperson [namn, befattning, e-post], nedan kallad ”Beställaren”. Klient: [namn], [befattning], [e-post], nedan kallad ”Klienten”. Beställaren betalar coachingen och Klienten deltar i den.
2. Syfte och upplägg
2.1 Coachingen ska hjälpa Klienten att [kort beskrivning av målet, till exempel utvecklas i sin nya roll som chef].
2.2 Coachingen omfattar [antal] sessioner om [antal] minuter vardera under perioden [startdatum] till [slutdatum]. Sessionerna sker [digitalt via [verktyg] / på plats i [ort] / digitalt eller på plats efter överenskommelse].
2.3 Mellan sessionerna [kan Klienten nå Coachen via e-post för korta frågor / har parterna ingen kontakt utöver bokning].
3. Vad coachingen är och inte är
Coachingen består av samtal där Klienten arbetar mot egna mål. Den är inte terapi, psykologisk behandling, vård eller [juridisk / ekonomisk] rådgivning. Märker Coachen eller Klienten att Klienten behöver sådant stöd tar de upp det med varandra. Coachen kan då föreslå att Klienten söker stöd på annat håll, och coachingen kan [pausas / avslutas enligt punkt 9].
Klienten fattar själv sina beslut och ansvarar för vad hen gör med det som kommer fram i coachingen.
4. Pris och betalning
Alternativ A (paket): Priset för hela paketet är [belopp] kronor [inklusive / exklusive] moms. Det faktureras [i förskott / i [antal] delar, den första före första sessionen].
Alternativ B (per session): Priset är [belopp] kronor [inklusive / exklusive] moms per session. Genomförda sessioner faktureras [efter varje session / en gång per månad].
Fakturan ställs till Beställaren och betalas inom [antal] dagar från fakturadatum.
5. Bokning, avbokning och ombokning
5.1 Sessioner bokas [via [bokningssystem] / via e-post med Coachen]. Avbokning och ombokning görs på samma sätt.
Alternativ A: Sessioner som avbokas senare än [antal] timmar före bokad tid, eller som Klienten uteblir från, räknas som genomförda.
Alternativ B: Klienten får boka om en session per paket utan kostnad, även med kortare varsel än [antal] timmar. Därefter räknas sessioner som avbokas senare än [antal] timmar före bokad tid som genomförda.
Alternativ C: Sessioner som avbokas senare än [antal] timmar före bokad tid, eller som Klienten uteblir från, debiteras med [belopp] kronor.
5.2 Måste Coachen ställa in en session erbjuds Klienten en ny tid utan extra kostnad.
6. Sessioner som inte används
Paketet gäller till och med [datum].
Alternativ A: Sessioner som inte har använts då förfaller.
Alternativ B: Giltighetstiden kan förlängas en gång med [antal] månader om parterna kommer överens om det skriftligen före [datum].
Förfallna sessioner ersätts inte.
7. Sekretess och vad Beställaren får veta
7.1 Coachen behandlar det som sägs i sessionerna förtroligt och lämnar inte ut det till någon annan, Beställaren inräknad, utan Klientens godkännande. [Eventuella undantag som parterna har kommit överens om.] Sekretessen gäller under avtalstiden och därefter [utan tidsgräns / i [antal] år].
7.2 Beställaren får veta följande om coachingen och inget annat:
Alternativ A (närvaro): de datum då sessioner har genomförts eller avbokats och då Klienten har uteblivit.
Alternativ B (närvaro och mål): det som anges i Alternativ A, de mål för coachingen som Klienten har godkänt vid starten och en kort sammanfattning vid avslut som Klienten har skrivit eller godkänt.
Alternativ C (trepartsmöten): det som anges i Alternativ A. Coachingen börjar och avslutas dessutom med ett möte mellan Klienten, Beställarens kontaktperson och Coachen, där Klienten själv berättar det hen vill om mål och resultat.
7.3 Uppgifter om Beställarens verksamhet som Coachen får del av behandlas också förtroligt.
8. Inspelning och anteckningar
[Sessioner spelas inte in. / En session spelas bara in om Klienten har godkänt det i förväg för just den sessionen. Inspelningen och det som skrivs utifrån den används bara till [syfte] och sparas [var och hur länge].]
Coachens anteckningar är Coachens arbetsmaterial. De sparas [hur länge] och delas inte med Beställaren.
9. Avtalstid och uppsägning
9.1 Avtalet gäller från [startdatum] tills den sista sessionen är genomförd, dock längst till och med [datum].
9.2 Coachen och Beställaren får säga upp avtalet i förtid med [antal] dagars varsel. Uppsägningen ska vara skriftlig. Genomförda sessioner betalas. Förbetalda sessioner som inte har genomförts [återbetalas / återbetalas inte / kan användas fram till [datum]]. Klienten kan när som helst avsluta sitt deltagande genom att meddela Coachen, och då gäller samma sak.
9.3 Slutar Klienten hos Beställaren innan coachingen är klar [avslutas avtalet enligt 9.2 / får Beställaren utse en ny klient för de sessioner som är kvar / kan Klienten fortsätta och själv betala för de sessioner som är kvar].
10. Ändringar och tvist
Ändringar av avtalet ska vara skriftliga och godkända av alla parter. Tvister om avtalet ska i första hand lösas genom förhandling mellan parterna och i andra hand [avgöras av allmän domstol med [ort] tingsrätt som första instans / på annat sätt som parterna bestämmer].
11. Underskrifter
Avtalet har upprättats i [två / tre] likalydande exemplar, av vilka parterna tagit var sitt. [Alternativt: Avtalet har signerats digitalt av alla parter.]
För Coachen
Ort och datum: [ort, datum]
Underskrift: ____________________
Namnförtydligande: [namn]
Klienten
Ort och datum: [ort, datum]
Underskrift: ____________________
Namnförtydligande: [namn]
För Beställaren (Variant 2)
Ort och datum: [ort, datum]
Underskrift: ____________________
Namnförtydligande: [namn]
Mallen är ett allmänt underlag och inte juridisk rådgivning. Låt en jurist läsa avtalet om det gäller större värden eller något utöver det vanliga.
När företaget betalar: vad får beställaren veta?
Ett företag som betalar för coaching vill gärna veta att det ger något. Klienten behöver samtidigt veta vad chefen får höra innan hen börjar prata. Skriv därför in exakt vad beställaren får veta, och inget mer. Välj ett av alternativen i punkt 7.2.
Alternativ A: bara närvaro
Passar när coachingen rör något personligt, till exempel en karriärväxling, eller när klienten själv har bett om coaching (Alternativ A i punkt 7.2).
Alternativ B: närvaro och mål som klienten har godkänt
Passar vid ledarskapscoaching där företaget har ett tydligt syfte, som en ny chefsroll (Alternativ B i punkt 7.2). Klienten bestämmer fortfarande vad som står i sammanfattningen.
Alternativ C: möten med alla tre vid start och avslut
Passar när chefen ska stötta klientens mål mellan sessionerna (Alternativ C i punkt 7.2). Du lämnar inga uppgifter själv. Det är klienten som berättar.
Vilket alternativ du än väljer går du igenom det med klienten vid första sessionen. Bestäm också vad som händer om klienten slutar på företaget mitt i paketet. Mallens punkt 9.3 har tre sätt att lösa det. Hur en offert till ett företag kan se ut går vi igenom i offert till företagskund.
Avbokning: tre sätt att skriva det
En sen avbokning blir lätt en obekväm diskussion om pengar. Står regeln i avtalet räcker det att hänvisa till den. Välj ett av alternativen i punkt 5 och fyll i antalet timmar som passar dig.
Alternativ A: en fast tidsgräns
Passar när dina tider bokas långt i förväg och en tom lucka är svår att fylla (Alternativ A i punkt 5).
Alternativ B: en fri ombokning per paket
Passar när klienten har dagar som är svåra att planera, till exempel en chef med många möten (Alternativ B i punkt 5). En miss förlåts, sedan gäller tidsgränsen.
Alternativ C: en avgift för sen avbokning
Passar när du tar betalt per session i stället för ett paket (Alternativ C i punkt 5). Då finns ingen session att räkna av, men du får betalt för tiden du hade avsatt.
Skriv tydligt vad coachingen är och inte är
En klient som mår dåligt kan hoppas att coachingen ska hjälpa mot det. Skriv därför att coachingen är samtal där klienten arbetar mot egna mål, och att den inte är terapi, psykologisk behandling eller vård. Skriv också vad ni gör om det visar sig att klienten behöver sådant stöd. Enligt mallens punkt 3 tar ni upp det med varandra, och du kan föreslå att klienten söker stöd på annat håll.
Samma sak gäller inspelning och dina anteckningar, se punkt 8 i mallen. Hur det fungerar juridiskt i just ert fall är en fråga för en jurist.
Från offert till signerat coachingavtal
I Dovio sparar du coachingavtalet som en mall. Lägg in en pristabell med coachingpaketet från dina egna produkter och tjänster, så blir offerten och avtalet samma dokument. När du skickar avtalet fylls kundens uppgifter i från kontakten och företaget i CRM:et. Är klienten en privatperson hämtas uppgifterna från kontakten. Då ska mallen bara använda kontaktens fält.
Klienten signerar via en länk i mejlet. När ett företag betalar lägger du till ytterligare en undertecknare i dokumentet, så att både kontaktpersonen hos beställaren och klienten kan signera. För varje undertecknare ser du om avtalet är skickat, öppnat, påbörjat, signerat eller avböjt. En signeringsförfrågan som inte är färdigsignerad inom 28 dagar löper ut. När alla har signerat får du och övriga parter en signerad kopia via mejl.
Avtalet ligger sedan på kontakten och på företaget. Lägg en uppgift med datum före sista sessionen, så hinner du fråga om klienten eller beställaren vill fortsätta. Starter har en sparad avtalsmall. Vill du spara fler, till exempel ett coachingavtal för privatpersoner och ett för företag, behöver du Pro. Hur resten av kundarbetet kan hänga ihop går vi igenom i CRM för coacher och ledarskapskonsulter.
Vanliga frågor
Vad ska ett coachingavtal innehålla?
Parterna och vem som deltar, antal sessioner och hur långa de är, pris och betalning, avbokning och ombokning, vad som händer med sessioner som inte används, sekretess, inspelning, vad coachingen är och inte är, och hur avtalet avslutas. När ett företag betalar ska avtalet också säga exakt vad företaget får veta.
Vad får företaget veta när det betalar för coachingen?
Det som står i avtalet och inget mer. Mallen har tre alternativ i punkt 7.2: bara närvaro, närvaro och mål som klienten har godkänt, eller möten med klient, beställare och coach vid start och avslut där klienten själv berättar.
Hur skriver man avbokningsregler för coaching?
Bestäm hur många timmar före bokad tid klienten kan avboka och vad som händer vid senare avbokning eller om klienten inte kommer. Mallens punkt 5 har tre färdiga formuleringar att välja mellan.
Vad händer med sessioner som klienten inte hinner använda?
Det bestämmer ni i avtalet. Skriv ett datum då paketet slutar gälla och om sessioner som är kvar förfaller eller om giltighetstiden kan förlängas. Mallens punkt 6 har båda alternativen.
Kan jag använda ett konsultavtal för coaching?
För workshops och utbildning till ett företag fungerar ett konsultavtal bra. Vår mall för konsultavtal är skriven för uppdrag åt företag och tar inte upp avbokning, sekretess gentemot beställaren eller vad coachingen inte är. För själva coachingen passar ett coachingavtal bättre.
Hur skriver jag om inspelning i coachingavtalet?
Skriv att en session bara spelas in om klienten har sagt ja i förväg, vad inspelningen används till och hur länge den sparas. Mallens punkt 8 har en färdig formulering.
Slutsats
Ett coachingavtal behöver inte vara långt. Det viktigaste att skriva ner är upplägget, avbokningsregeln och, när ett företag betalar, exakt vad beställaren får veta. Använd mallen, välj alternativen som passar dig och klienten, och gå igenom avtalet tillsammans innan första sessionen.
Offert och coachingavtal i samma dokument
Spara coachingavtalet som mall i Dovio. Kundens uppgifter fylls i från CRM:et, paketet ligger i en pristabell och klienten signerar via en länk i mejlet.