Uppstartsmöte med ny kund: agenda och checklista

Ett uppstartsmöte är det första mötet efter att kunden har sagt ja. Affären är klar, och nu bestämmer ni hur uppdraget ska gå till. När mötet är slut ska ni vara överens om vad som ingår, vilka som är kontaktpersoner, vem som godkänner, hur ni hörs, vad som levereras först och hur ni vet att det har gått bra.

Här finns en agenda på en timme att klistra in i inbjudan och ett mejl att skicka samma dag. Checklistan går igenom vad du gör före, under och efter mötet. Ska du förbereda ett säljmöte, alltså innan kunden har bestämt sig, passar guiden förbered ett kundmöte på tio minuter bättre.

Skickar du Dovios mötesassistent till uppstartsmötet får du sammanfattningen och ett utkast till uppföljningsmejlet efteråt. Prova gratis i 14 dagar.

Det här ska vara bekräftat när mötet är slut

Det mesta pratade ni om innan kunden sa ja, men sällan med alla som ska jobba i uppdraget. Ställ frågorna rakt ut och skriv ner svaret där du hittar det igen.

Vad	Frågan du ställer	Var du skriver svaret
Omfattning	Stämmer det här med vad ni räknar med? Finns det något ni trodde ingick som inte står med?	Uppdragsbekräftelsen
Kontaktpersoner	Vem hör vi av oss till i vardagen, och vem tar över om hen är borta?	Kundens kontaktpersoner i CRM:et
Beslutsvägar	Vem godkänner en leverans? Vem kan beställa något som inte ingår?	Sammanfattningen och uppdragsbekräftelsen
Kommunikation	Mejl, telefon eller möte? Hur ofta vill ni stämma av?	Ett återkommande möte i kalendern
Första leveransen	Vad vill ni se först? Vad behöver vi från er innan dess, och till när?	Uppgifter med datum
Framgångskriterier	Hur vet ni att det här har gått bra? När stämmer vi av det?	Sammanfattningen och en avstämning i kalendern

Två av raderna är lätta att glömma. Den som skrev under är inte alltid den som godkänner leveranserna, och den som godkänner är inte alltid den som får beställa mer. Reder ni ut det nu vet du vem du ska fråga när kunden ber om något extra. Framgångskriterierna ska stå med kundens egna ord. Säger de att de vill få fler förfrågningar via webbplatsen, skriv det, så har ni något att stämma av mot.

Agenda för uppstartsmötet: mall att kopiera

Klistra in agendan i mötesinbjudan och byt ut det som står inom hakparentes. Tiderna gäller ett möte på en timme.

Uppstartsmöte: [Kundens företag] och [Ditt företag], [datum]

Syfte: Vi går igenom hur uppdraget går till och bestämmer nästa steg.

Deltagare: [Namn, roll] · [Namn, roll]

Presentation och roller ([5] min). Vilka är med, och vem gör vad hos er och hos oss?
Målet med uppdraget ([10] min). Ni berättar vad som ska vara annorlunda när uppdraget är klart.
Vad som ingår ([10] min). Vi går igenom omfattningen enligt [offerten / uppdragsbekräftelsen] från [datum], och det som inte ingår.
Tidplan och första leveransen ([10] min). Vad som levereras först och när, och vad vi behöver från er innan dess.
Godkännanden och ändringar ([5] min). Vem godkänner leveranserna, och hur beställer ni något som inte ingår?
Hur vi hörs ([5] min). Kanal, hur ofta vi stämmer av och vem ni kontaktar med frågor.
När är vi nöjda? ([5] min) Hur vet ni att uppdraget har gått bra, och när stämmer vi av det?
Frågor ([5] min).
Nästa steg ([5] min). Vem gör vad till när, och vi bokar första avstämningen.

Punkt 2 är kundens. Låt dem prata först, även om du tror att du redan vet svaret från säljprocessen. Det är här det kan visa sig att någon hos kunden ser annorlunda på uppdraget än du. Är uppdraget litet kan du korta varje punkt till ett par minuter och klara mötet på en halvtimme.

Checklista före, under och efter mötet

Före mötet

Läs offerten och uppdragsbekräftelsen. Markera det som ändrades mellan offerten och kundens ja, och det som kunden kan ha uppfattat på ett annat sätt. Har du ingen bekräftelse ännu finns en mall i uppdragsbekräftelse: mall och exempel.
Skriv ner vad du behöver från kunden. Underlag, inloggningar, material och personer du behöver prata med. Sätt ett datum på varje sak, så blir punkt 4 i agendan konkret.
Fråga vilka som ska vara med. Be din kontaktperson bjuda in den som godkänner leveranserna och den du kommer att jobba med i vardagen.
Lägg agendan i inbjudan. Då hinner kunden säga till om något saknas.
Bestäm om du vill spela in. Skriv det i inbjudan och fråga igen i början av mötet. Vill någon inte bli inspelad antecknar du för hand.

Under mötet

Följ agendan och håll tiden. Uppstår en större fråga, notera den och boka ett eget möte om den.
Skriv ner namn och datum när de nämns. Vem som godkänner, vem som skickar underlaget och när.
Läs upp det ni har kommit överens om innan ni avslutar. Det tar två minuter, och missförstånd kommer fram medan alla fortfarande är kvar.
Boka första avstämningen innan ni lägger på. Ett datum i kalendern är lättare att hålla än ett ”vi hörs”.

Efter mötet, samma dag

Skicka sammanfattningen. Mejlet nedan går att kopiera.
Uppdatera uppdragsbekräftelsen om omfattningen ändrades. Om den redan är påskriven och ni vill lägga till eller ta bort något, skriv ett tilläggsavtal.
Lägg in uppgifter med datum. Både för det du ska göra och det kunden ska skicka, så ser du direkt om något drar ut på tiden.
Spara anteckningarna på kunden i CRM:et. En mall för det finns i mall för mötesanteckningar.

Mejlet du skickar efter uppstartsmötet

Sammanfattningen ska gå att läsa på en minut. Det är den som kunden letar fram om några veckor när någon frågar vad som ingick, så ge den en ämnesrad som går att söka på.

Ämne: Sammanfattning från uppstartsmötet [datum], [uppdragets namn]

Hej [Namn]!

Tack för i dag. Här är det vi kom överens om, så att vi har samma bild.

Uppdraget: [en mening]. Det här ingår inte: [det ni nämnde].
Kontaktpersoner: [namn] hos er och [namn] hos oss.
Godkännanden: [Namn] godkänner leveranserna. Något som inte ingår beställer [namn] via mejl.
Första leveransen: [vad], senast [datum]. Innan dess behöver vi [underlag] från er senast [datum].
Avstämning: [hur ofta och hur lång]. Första gången är [datum].
Vi är nöjda när: [kundens egna ord].

Har jag missat något eller uppfattat något fel, svara på det här mejlet så rättar jag.

Vänliga hälsningar
[Ditt namn]

Raden om vad som inte ingår är lätt att hoppa över eftersom den känns negativ. Samtidigt är det den raden du har mest nytta av när kunden ber om något extra längre fram. För mejl tidigare i säljprocessen, till exempel efter en demo eller när offerten har skickats, finns sex mallar i uppföljningsmejl efter ett kundmöte.

Så hjälper Dovio före och efter mötet

Med kalendern ansluten syns uppstartsmötet under Hem i Dovio. Klicka på mötet, så öppnas Fråga Dovio med en färdig fråga för att förbereda dig. Skicka den och du får ett underlag från det som finns om kunden i Dovio, till exempel mejlen från säljprocessen, sammanfattningar av tidigare möten, öppna uppgifter och anteckningar. Det är ett snabbt sätt att se vad du lovade innan kunden sa ja. Fråga Dovio finns på både Starter och Pro och förbrukar AI-krediter.

Hålls mötet i Google Meet, Teams eller Zoom kan du skicka Dovios mötesassistent dit. Den spelar in och transkriberar mötet. Mötesassistenten ansluter bara när du skickar den, eller om du har ställt in att den ska ansluta till dina möten automatiskt. Fråga deltagarna innan ni börjar spela in.

När mötet är slut finns sammanfattningen i Dovio, på samma språk som mötet. Där står nästa steg per person, och du får förslag på uppgifter för det du ska göra. Nämndes ett datum på mötet följer det med. Ett utkast till ett uppföljningsmejl ligger klart, ställt till kundens mötesdeltagare. Det är kortare än mallen ovan, så du lägger till det som saknas och skickar själv. På Starter ingår fem mötestimmar per användare och månad, och på Pro trettio.

Vanliga frågor

Vad är ett uppstartsmöte med en kund?

Det första mötet efter att kunden har tackat ja. Ni går igenom vad uppdraget omfattar, vilka som är kontaktpersoner, vem som godkänner leveranser, hur ni håller kontakten, vad som levereras först och hur ni ser att uppdraget har gått bra.

Vad ska en agenda för ett uppstartsmöte innehålla?

Presentation och roller, kundens mål med uppdraget, vad som ingår och inte ingår, tidsplan och första leveransen, vem som godkänner och beställer ändringar, hur ni hörs, hur ni vet att det har gått bra och nästa steg. Sätt en tid på varje punkt och lägg agendan i inbjudan.

Hur långt ska ett uppstartsmöte vara?

Planera för en timme. Är uppdraget litet kan du korta varje punkt och klara det på 30 minuter. Stryk aldrig nästa steg bara för att tiden tar slut.

Vilka ska vara med på uppstartsmötet?

Den som godkänner det du levererar, den du kommer att jobba med i vardagen och de i ditt team som gör jobbet. Har den som skrev under inte tid är det viktigare att den som godkänner leveranserna är med.

Är uppstartsmöte och kickoff samma sak?

Ja, i ett uppdrag eller projekt betyder de samma sak. Kickoff används också om ett internt evenemang för hela företaget, och det är något annat än mötet med en ny kund.

Vad skickar man till kunden efter uppstartsmötet?

En kort sammanfattning samma dag, med det ni kom överens om och nästa steg med datum. Ändrades omfattningen på mötet uppdaterar du uppdragsbekräftelsen, så att det som står där stämmer med det ni bestämde.

Slutsats

Uppstartsmötet är till för att ni ska vara överens innan arbetet börjar. Skicka sammanfattningen samma dag och boka första avstämningen innan ni lägger på.