Följa upp offert: när du hör av dig och 6 mejlmallar

Följ upp en offert tre till fyra gånger. Hör av dig dagen efter för att höra att den har kommit fram, ring två till fyra arbetsdagar efter att du skickade den, påminn en vecka före sista datum och stäng ärendet dagen efter att offerten har gått ut. Ge kunden något konkret att svara på varje gång. Frågan om de har bestämt sig är lätt att skjuta upp.

Den här guiden börjar när offerten är skickad. Hur du skriver själva offerten finns i offert till en företagskund (eller offert på en hemsida om du bygger webbplatser), och mejlet du skickar med offerten finns bland mallarna för uppföljningsmejl efter ett kundmöte.

I Dovio ser du alla offerter som väntar på svar, och när det är dags att höra av sig. Prova gratis i 14 dagar.

När du följer upp, steg för steg

Tiderna gäller en vanlig offert till ett företag. Är beslutet litet och kunden har bråttom kan du ringa redan dagen efter. Ska en ledningsgrupp eller en styrelse säga ja, vänta upp till en vecka med samtalet och skicka mall 3 i stället för att jaga din kontakt.

Bäst är ändå om ni har bestämt en tid för uppföljningen innan offerten går iväg. Säg att du ringer på torsdag, och fråga när de räknar med att ha ett besked. Då följer du bara upp något ni redan har kommit överens om.

6 mejlmallar för att följa upp offerten

Mallarna följer tabellen ovan. Byt ut det som står inom hakparentes, och lägg till minst en mening som bara gäller just den här kunden. Ämnesraden innehåller offertnumret, så att kunden hittar hela tråden när hen söker i inkorgen.

1. Kom offerten fram?

Mejlet är kort med flit. Det fångar upp en offert som har fastnat i ett skräppostfilter eller skickats till fel person, och det påminner om samtalet ni har bestämt.

2. Efter ett samtal där du inte nådde fram

Frågan om startdatum är lätt att svara på, och svaret säger mycket. Ett ”det går bra” betyder oftast att offerten är på väg åt rätt håll. Ett ”vi har inte kommit så långt” säger att beslutet dröjer, och då vet du det.

3. Underlag som din kontakt kan skicka vidare

Den du har pratat med är ofta inte den som skriver under. Hen ska förklara din offert för någon som inte var med på mötet, och det är där många offerter blir liggande. Med fyra rader att vidarebefordra slipper hen formulera det själv.

4. En vecka före sista datum

Datumet ger dig ett naturligt skäl att höra av dig, och du behöver inte fråga om de har bestämt sig. Att erbjuda mer tid gör det lätt för kunden att svara, även om svaret är att det dröjer.

5. Dagen efter sista datum, när du stänger ärendet

Det här är det sista mejlet, och det ska märkas. Du lämnar dörren öppen utan att be om något.

6. När kunden sa ”inte nu”

Ett ”inte nu” är inget nej. Fråga när det är läge att höra av sig igen, och skriv upp skälet till att det fick vänta. Då kan du börja mejlet med kundens egna ord, och det märks att du har lyssnat. Har det blivit ett tydligt nej finns ett mejl för det läget i mallarna efter ett kundmöte.

Ringa eller mejla?

Ring för den första riktiga uppföljningen. I ett samtal kommer frågorna fram direkt, och du hör om kunden är på väg mot ett ja eller tvekar. Mejla för det som ska stå svart på vitt, som ett nytt datum, en ändring i offerten eller ett ja.

Ring med ett ärende. ”Jag ringer bara för att höra om du har tittat på offerten” är lätt att svara ”inte än” på. Börja hellre med en fråga om innehållet:

• ”Jag ville höra om startdatumet i offerten fungerar för er.”
• ”Är det något i offerten som du vill att vi går igenom tillsammans?”
• ”Vem mer hos er ska tycka till innan ni bestämmer er?”

Svarar kunden inte, lämna ett kort meddelande med ditt namn, vilken offert det gäller och att du skickar ett mejl. Skicka sedan mall 2 samma dag. Då har kunden allt på ett ställe och kan svara när det passar.

Är offerten stor, boka hellre ett kort möte där ni går igenom den tillsammans. Kunden kan ställa frågorna direkt, och du märker hur offerten tas emot.

Vad du skriver i CRM:et efter varje kontakt

En uppföljning är bara så bra som det du minns till nästa gång. Skriv en kort anteckning efter varje samtal och mejl, och ge affären ett datum för nästa steg innan du går vidare till något annat.

Anteckningen om varför kunden tvekade är den du har mest nytta av. Den gör mall 6 personlig, och efter ett tiotal förlorade affärer ser du om det är priset, tidpunkten eller något annat som brukar avgöra.

Så håller du koll på offerterna i Dovio

Dovio är ett modernt AI-CRM för små företag där AI:n gör jobbet. Varje offert ligger som en affär i pipelinen, kopplad till företaget och kontaktpersonen. Lägg till ett steg som heter Offert skickad, så ser du på tavlan vilka offerter som väntar på svar.

Nästa uppföljning lägger du som en uppgift med datum på affären. Under Uppgifter ser du vad som ska göras i dag, och en uppgift som har passerat sitt datum ligger kvar där tills du bockar av den. Anteckningarna från samtalen hamnar på samma affär, så du har kundens egna ord framför dig när det är dags att skriva mall 6.

Går du igenom offerten med kunden på ett inspelat möte finns en sammanfattning, förslag på uppgifter och ett utkast till uppföljningsmejlet i Dovio efteråt, på samma språk som mötet. Du går igenom utkastet och skickar det själv. Berätta för deltagarna att mötet spelas in.

Skickar du offerten som ett dokument för signering i Dovio ser du för varje mottagare om det är öppnat, påbörjat, signerat eller avböjt. Då vet du redan innan du ringer om kunden har öppnat offerten. Hur offert och avtal blir ett och samma dokument går vi igenom i offert till en företagskund.

Vanliga frågor

Slutsats

Bestäm uppföljningen innan offerten går iväg, och följ sedan tabellen. Ett kort mejl dagen efter, ett samtal efter två till fyra arbetsdagar, en påminnelse en vecka före sista datum och ett avslutande mejl när offerten har gått ut. Ge kunden något att svara på varje gång, och skriv in nästa datum direkt efter varje kontakt.