Spela in möten med mötesassistenten

Var med i mötet på riktigt och låt mötesassistenten hålla i pennan. Den ansluter till dina samtal i Zoom, Google Meet, Microsoft Teams eller Webex och spelar in det som sägs. När samtalet är slut har Dovio redan gjort efterarbetet, som annars tar dig ungefär 20 minuter. Sedan går du igenom det här på ett par minuter:

• sammanfattningen på kundens sida, med kundens behov, vad som hindrar affären och vad du och kunden bestämde, så att alla i teamet vet var affären står
• de föreslagna uppgifterna för nästa steg, som väntar på att du godkänner dem
• uppföljningsmejlet till kunden, som redan ligger skrivet bland dina utkast

Flera veckor senare kan Fråga Dovio svara på vad en kund sa om till exempel priset, med alla inspelade möten som underlag.

Ställ in mötesassistenten

Mötesassistenten ställer du in en gång. Sedan ansluter den själv till alla möten där någon utanför företaget är med.

När du är tillbaka i Dovio står Automatisk anslutning på Externa möten. Mötesassistenten ansluter då till varje möte i kalendern som har minst en gäst utanför företaget, om du har bokat mötet eller tackat ja till inbjudan. Det fungerar med Zoom, Google Meet och Microsoft Teams.

Det här händer när du ansluter kalendern från Inställningar → Personligt → Mötesassistent, från Möten eller E-post i sidofältet, eller i introduktionen när du börjar använda Dovio. Ansluter du någon annanstans, till exempel från Hem eller Inställningar → Personligt → E-post, förblir mötesassistenten avstängd tills du väljer Externa möten. Se Bestäm vilka möten som spelas in och Anslut din e-post och kalender.

Har du anslutit inkorgen via IMAP följer ingen kalender med. Mötesassistenten kan därför inte ansluta till dina möten själv, utan du skickar den till varje samtal. Se Skicka mötesassistenten till ett möte och Anslut din inkorg hos Loopia, One.com och andra via IMAP.

Mötesassistenten använder workspacets mötestimmar, räknat från det att den ber om att få komma in tills den lämnar. Tid i väntrummet räknas också. Se AI-krediter och mötestimmar.

Bestäm vilka möten som spelas in

Automatisk anslutning avgör vilka möten mötesassistenten ansluter till på egen hand. Ta det alternativ som passar de möten du vill spela in.

• Externa möten (rekommenderas) passar de flesta som säljer till eller tar hand om kunder. Varje kundsamtal får en sammanfattning, uppgifter och ett uppföljningsmejl. Interna avstämningar och enskilda samtal med kollegor spelas inte in och drar inga mötestimmar.
• Externa och interna möten passar team som vill komma ihåg sina egna möten också, som en genomgång av pipelinen varje vecka eller en överlämning av en kund. Beslut blir uppgifter, och Fråga Dovio kan söka i mötena senare. Det drar fler mötestimmar.
• Bara när du skickar den passar dig som vill bestämma varje gång, till exempel om du ofta har konfidentiella samtal eller bara vill spela in några viktiga möten. Mötesassistenten ansluter aldrig själv. Se Skicka mötesassistenten till ett möte.

Valet sparas direkt och gäller bara din egen kalender. Oavsett inställning ansluter mötesassistenten aldrig själv till:

• privata händelser
• heldagshändelser
• möten som är längre än 4 timmar
• möten med fler än 50 gäster

Skicka mötesassistenten till ett möte

Vissa möten kan mötesassistenten inte ansluta till själv, som ett samtal i sista minuten som inte finns i kalendern, eller ett möte i Webex. Då skickar du dit den.

Dovio visar Mötesassistenten är på väg och mötesassistenten ansluter direkt. Har mötet ett väntrum eller en lobby måste någon släppa in den. Gör ingen det inom 10 minuter lämnar den mötet, och minuterna den väntade räknas ändå mot mötestimmarna.

Håll mötesassistenten borta från ett möte

En del möten ska inte spelas in, till exempel ett känsligt samtal eller när en gäst helst inte vill bli inspelad. Alla som är med i mötet kan hålla mötesassistenten utanför:

• Släpp inte in den från väntrummet eller lobbyn, utan låt den stå kvar där.
• Ta bort den från samtalet som vilken annan deltagare som helst.

Mötesassistenten ansluter bara till möten som du har bokat eller tackat ja till. Den håller sig alltså borta från möten du tackar nej till, om inte en kollega som är med i mötet har den påslagen för sina möten. Ska mötesassistenten aldrig ansluta själv väljer du Bara när du skickar den under Inställningar → Personligt → Mötesassistent.

Efter mötet

Dovio skriver ihop mötet åt dig. Du läser sammanfattningen, godkänner uppgifterna och skickar mejlet. Inget når kunden förrän du skickar det.

Sammanfattningen

Mötet syns också på fliken Möten hos kontakterna som var med och hos deras företag. Sammanfattningen skrivs av AI och kan innehålla fel, så kontrollera det som är viktigt mot fliken Transkription.

Uppgifter för nästa steg

Allt som någon lovade att göra blir en föreslagen uppgift, med slutdatum och kunden den gäller.

Uppgiften flyttas till din uppgiftslista och försvinner från AI-uppgifter.

Uppföljningsmejlet

I stället för att skriva en sammanfattning ur minnet i slutet av dagen utgår du från ett utkast som är klart när samtalet slutar. Dovio skriver det till kunden utifrån det ni pratade om, så att du hör av dig till kunden medan mötet är färskt i minnet. Det förblir ett utkast tills du skickar det.

Vem kan se inspelade möten?

Alla i workspacet kan öppna varje möte som mötesassistenten spelar in, med sammanfattning och transkription. Det gäller oavsett vem som spelade in mötet och oavsett om du själv var med. På så sätt kan en kollega som tar över en kund läsa vad kunden har sagt. Medlemmar, administratörer och workspacets ägare ser samma möten, och Fråga Dovio kan svara utifrån dem, oavsett vem i workspacet som frågar. Se Så använder du Fråga Dovio.

Ett inspelat möte går inte att göra privat eller radera i Dovio. Det gäller även interna möten, som ett enskilt samtal med en kollega. Vill du få ett inspelat möte raderat mejlar du support@dovio.io. Ska ett samtal inte hamna i Dovio alls håller du mötesassistenten utanför det. Se Håll mötesassistenten borta från ett möte.

Dovio sparar transkriptionen och sammanfattningen av varje möte. Inget ljud och ingen video sparas i Dovio. Recall.ai, som levererar mötesassistenten till Dovio, behandlar mötet inom EU (Frankfurt) och raderar sin kopia av inspelningsdatan efter 7 dagar. Du ansvarar för att informera mötesdeltagarna om att mötet spelas in och, där det krävs, inhämta deras samtycke. Detaljerna står i integritetspolicyn.

Vanliga frågor