# Skicka avtal för e-signering och se när de signeras

Alla planer Alla i workspacet

Först när avtalet är signerat är affären i hamn. Ju längre det ligger osignerat, desto större risk att affären rinner ut i sanden. I Dovio skickar du avtalet på en minut, ser när kunden har öppnat det och har den signerade kopian på kundens sida, där hela teamet hittar den. Nordljus har till exempel sagt ja till sin nya webbplats. Du skickar avtalet till Maria Ek direkt från hennes kontaktsida, och hon skriver under samma eftermiddag.

Varje avtal bygger på en mall som teamet gör i ordning en gång. 

## Skicka ett avtal

Skicka helst avtalet från kundens kontaktsida. Då fyller Dovio i kontakten som undertecknare, och i avtalet med Nordljus blir det Maria Ek.

1. Klicka på **Kontakter** i sidofältet och öppna kontakten, till exempel **Maria Ek**.
2. Klicka på fliken **Avtal**.
3. Klicka på **Skicka avtal**.
4. Välj en mall, till exempel **Avtal om webbprojekt**. Avtalet öppnas i redigeraren.

_[Från Hem öppnas Kontakter och Maria Ek, på fliken Avtal klickas Skicka avtal, Avtal om webbprojekt väljs och avtalet öppnas i redigeraren med platshållare som Namn där Marias uppgifter ska stå.]_

Du kan också börja från **Avtal** i sidofältet. Klicka på **Skicka avtal** uppe till höger och välj mall. Dovio vet då inte vem kunden är, så du väljer den själv när du skickar, till exempel **Maria Ek** under **Kund**. För ett engångsavtal väljer du **Börja från grunden** i stället för en mall.

_[Sidan Avtal med Skicka avtal uppe till höger och mallväljaren öppen, med Avtal om webbprojekt och Börja från grunden.]_

Workspacet har ett antal avtalsutskick per månad som alla delar på, och varje skickat avtal använder ett. 

I redigeraren kan du ändra avtalets text innan du skickar. Ändringen gäller bara det här avtalet. Mallen ändras inte, om du inte klickar på **Spara** och väljer **Spara mall**. Kunduppgifter visas som platshållare, som **Namn**, och Dovio fyller i dem när avtalet skickas.

Förhandsgranska alltid innan du skickar. Förhandsgranskningen är exakt den PDF som undertecknaren får, med uppgifterna ifyllda och sidbrytningarna på plats, så att du upptäcker en tabell eller ett pris som delas mellan två sidor.

1. Klicka på **Förhandsgranska** uppe till höger i avtalet.
2. Välj en person för varje undertecknare, till exempel **Maria Ek** under **Kund** och **Anna Lind** under **Fjällbo Studio**. Väljer du ingen person för en undertecknare visas platshållare i stället.
3. Klicka på **Förhandsgranska**.

_[Avtalsredigeraren med Förhandsgranska uppe till höger och dialogen Förhandsgranska avtal, där Maria Ek står under Kund och Anna Lind under Fjällbo Studio, med knappen Förhandsgranska.]_

Förhandsgranskningen öppnas i webbläsarens utskriftsfönster, sida för sida, med Marias och dina uppgifter ifyllda.

_[Förhandsgranskning av Avtal om webbprojekt där sida 1 slutar med pristabellen och rubriken Villkor, medan själva villkoren börjar överst på sida 2.]_

Här står rubriken **Villkor** ensam längst ner på sida 1. Ska ett avsnitt börja på en ny sida lägger du till **Ny sida** från **Block** till vänster i redigeraren, precis före avsnittet, och förhandsgranskar igen.

> **Obs:** Uppgifter som du ändrar i sista steget, **Granska uppgifterna**, sparas på kontakten och kontaktens företag, inte bara på avtalet.

1. Klicka på **Skicka** uppe till höger i avtalet. **Skicka för signering** öppnas.
2. Kontrollera att kunden är ifylld, till exempel **Maria Ek** som **Kund**.
3. Om mallen har en undertecknare för ditt företag väljer du vem som skriver under, till exempel **Anna Lind** under **Fjällbo Studio**.
4. Valfritt: skriv ett **Namn på avtalet**, till exempel **Nordljus nya webbplats**, så hittar du det under **Avtal** senare.
5. Klicka på **Granska**.
6. Kontrollera uppgifterna som ska stå i avtalet och fyll i alla fält som är markerade med en asterisk (\*).
7. Klicka på **Skicka**.

_[I avtalet klickas Skicka, Anna Lind väljs som undertecknare för Fjällbo Studio, Nordljus nya webbplats skrivs in som namn, Granska klickas och uppgifterna kontrolleras, och efter Skicka står Nordljus nya webbplats som Skickat under Avtal.]_

Dovio öppnar **Avtal**, där avtalet har status **Skickat**. Varje undertecknare får ett mejl med en egen länk för att signera. Länkarna fungerar i 28 dagar.

Saknar en undertecknare något som avtalet behöver, till exempel en e-postadress, visar Dovio det under undertecknaren i **Skicka för signering**. Du kan inte skicka förrän det är ifyllt. 

## Skicka en kopia till någon som inte signerar

En del personer ska ha avtalet utan att skriva under, till exempel Magnus Söderlund, som är ekonomichef på Nordljus och bevakar budgeten. Lägg till dem som visningsmottagare. De får ett mejl med en länk där de kan läsa och ladda ner avtalet, och den signerade kopian när alla har signerat. En visningsmottagare måste vara en kontakt som har en e-postadress.

1. Klicka på **Skicka** uppe till höger i avtalet.
2. Klicka på **Lägg till visningsmottagare…** under **Visningsmottagare**.
3. Välj kontakten.

_[Skicka för signering med Maria Ek under Kund, och under Visningsmottagare har Magnus sökts fram som Magnus Söderlund med sin e-postadress.]_

**Magnus Söderlund** visas under **Visningsmottagare** och får avtalet att läsa när det skickas.

## Anpassa mejlet till undertecknaren

Undertecknaren får ett mejl från ”Fjällbo Studio AB via Dovio”, alltså workspacets namn följt av ”via Dovio”, med ämnet **Du har ett dokument att signera**. I mejlet står att Fjällbo Studio AB har skickat ett dokument att granska och signera, med knappen **Granska och signera**. Svar går till din egen e-postadress. Namnet du skrev i **Namn på avtalet** syns inte i mejlet.

**Granska och signera** öppnar avtalet i webbläsaren, med fälten som undertecknaren fyller i och platsen för underskriften. Inget Dovio-konto behövs.

Mejlet skrivs på workspacets språk, som administratörer och workspacets ägare ställer in under **Inställningar → Workspace → Allmänt**. 

Ett kort meddelande gör att mejlet känns mindre automatiskt, till exempel om du påminner Maria om vad ni kom överens om i samtalet.

1. Klicka på **Skicka** uppe till höger i avtalet.
2. Klicka på **Anpassa mejlet**.
3. Skriv ett **Meddelande**. Det visas ovanför **Granska och signera** i mejlet.
4. Valfritt: ändra **Ämne**.

_[Skicka för signering med Anpassa mejlet öppet, ämnet Du har ett dokument att signera, ett meddelande till Maria om webbavtalet och Förhandsgranska bredvid Anpassa mejlet.]_

Vill du se mejlet så som undertecknaren ser det klickar du på **Förhandsgranska** bredvid **Anpassa mejlet**.

_[Förhandsgranskning av mejlet från Fjällbo Studio AB via Dovio med ämnet Du har ett dokument att signera och meddelandet till Maria ovanför knappen Granska och signera.]_

## Spara avtalet som utkast

Ibland är avtalet inte klart att skickas, som när Magnus ska titta på budgeten först. Spara det då som utkast. Dina textändringar och de undertecknare och visningsmottagare du har valt finns kvar, och du eller en kollega kan fortsätta med det senare. Utkast räknas inte mot avtalsutskicken.

1. Klicka på **Spara** uppe till höger i redigeraren.
2. Välj **Spara utkast**.
3. Fyll i **Namn på avtalet**.
4. Klicka på **Spara utkast**.

_[Uppe till höger i redigeraren är menyn Spara öppen bredvid Förhandsgranska och Skicka, med Spara utkast markerat och Spara mall under.]_

Under **Avtal** ligger utkastet nu med status **Utkast**. Vill du fortsätta med det klickar du på **Avtal** i sidofältet och sedan på utkastet. Det öppnas i redigeraren som du lämnade det, klart att förhandsgranska och skicka.

_[Listan under Avtal med kolumnerna Namn, Mottagare, Signerat, Status och Datum: Lärkan e-handel Utkast, Granitgymmet landningssidor Skickat 1/2, Tornfalk webbplats Arkiverat och Saltviks nya grafiska profil Signerat 2/2.]_

Alla i workspacet kan öppna, ändra, skicka och ta bort utkast. På kundens sida syns de först när de har skickats.

## Håll koll på avtalens status

**Avtal** i sidofältet samlar workspacets avtal och utkast. För varje avtal ser du vem det är till, hur många som har signerat och vilken status det har:

- **Skickat**: underskrifter saknas fortfarande.
- **Signerat**: alla har skrivit under.
- **Avböjt**: en undertecknare sa nej, så ingen annan kan signera.
- **Utgånget**: länkarna slutade fungera innan alla hade signerat.
- **Arkiverat**: avtalet har dragits tillbaka. Se [Dra tillbaka ett avtal](#dra-tillbaka-ett-avtal).
- **Utkast**: sparat, men inte skickat.

Skickade avtal visas dessutom på fliken **Avtal** på mottagarnas kontaktsidor och på deras företags sidor, så att alla som arbetar med kunden ser hur det går.

Klicka på avtalet för att öppna **Om avtalet** och se hur långt varje undertecknare har kommit. **Händelser** visar när avtalet skickades till varje undertecknare, när de öppnade det, började fylla i, signerade eller tackade nej, och i så fall varför. **Öppnat** betyder att de har öppnat själva signeringssidan, inte bara mejlet.

_[Om avtalet för ett Skickat avtal, över listan Avtal: 1/2 signerade med slutdatum, nadia.karimi@granitgymmet.example.com Levererat med Skickat och Öppnat klara, johan@fjallbo.example.com klar med alla steg, och andreas.nystrom@granitgymmet.example.com som Visningsmottagare.]_

Etiketten intill varje e-postadress visar hur leveransen gick:

- **Levererat**: mejlet har nått undertecknarens e-postserver.
- **Skickades inte**: mejlet kom aldrig iväg från Dovio.
- **Studsade**: undertecknarens e-postserver nekade det.
- **Markerat som skräppost**: undertecknaren har markerat det som skräppost.

Har mejlet inte kommit fram? Kontrollera adressen på kontakten, skicka ett nytt avtal och dra tillbaka det gamla. Se [Skicka ett avtal](#skicka-ett-avtal).

## Hämta det signerade avtalet och händelseloggen

När den sista personen har signerat får alla som finns med på avtalet, både undertecknare och visningsmottagare, ett mejl med det signerade avtalet bifogat som PDF. Du som skickade avtalet får en egen kopia med ett ämne som börjar med **Ditt avtal är signerat**.

Så laddar du ner det senare:

1. Klicka på **Avtal** i sidofältet.
2. Klicka på avtalet.
3. Under **Dokument** klickar du på **Signerat dokument** för PDF:en eller **Händelselogg** för signeringsloggen.

_[Om avtalet för ett avtal markerat Signerat med 2/2 signerade, och under Dokument Signed Document med etiketten Signerat samt Händelselogg.]_

Du hittar också avtalet på fliken **Avtal** på kundens sida. Händelseloggen mejlas inte till någon, så ladda ner den under **Dokument** när du behöver visa vem som signerade och när.

Innan alla har signerat finns **Visa det skickade avtalet** under **Dokument** i stället, så att du kan skriva ut eller spara versionen du skickade.

## Dra tillbaka ett avtal

Bara administratörer och workspacets ägare kan dra tillbaka ett avtal. Gör det när avtalet inte längre ska signeras, till exempel om priset blev fel.

> **Obs:** Undertecknarnas och visningsmottagarnas länkar slutar fungera direkt. Den som öppnar en länk ser **Dokumentet har dragits tillbaka**.

1. Klicka på **Avtal** i sidofältet.
2. Klicka på **⋯** i slutet av avtalets rad.
3. Välj **Arkivera**.
4. Klicka på **Arkivera** i dialogen **Arkivera avtal** för att bekräfta.

_[Under Avtal klickas ⋯ i slutet av raden Granitgymmet landningssidor, Arkivera väljs och bekräftas, och avtalet får status Arkiverat.]_

Avtalet ligger kvar under **Avtal** med status **Arkiverat**, och signerade kopior sparas. Det räknas fortfarande som ett avtalsutskick. Behöver du en rättad version skickar du ett nytt avtal.

Vill du återställa avtalet klickar du på **⋯** i slutet av raden och väljer **Återställ**. Länkarna fungerar igen, om inte avtalet har gått ut.

## Vanliga frågor

**Kan jag skicka en påminnelse?**
Nej, Dovio skickar inga påminnelser. Mejla undertecknaren själv. Länken fungerar tills avtalet går ut.

**Hur länge fungerar signeringslänken?**
I 28 dagar från det att avtalet skickades. Den går inte att förlänga eller skicka igen. Går den ut skickar du ett nytt avtal, som räknas som ett nytt avtalsutskick.

**Kan jag bestämma i vilken ordning folk signerar?**
Nej. Alla får sin länk samtidigt och kan signera i vilken ordning som helst.

**Varför har ett avtal försvunnit från en kontakts sida?**
Fliken **Avtal** hittar avtal via e-postadressen. Ändras kontaktens e-postadress syns avtal som skickades till den gamla adressen inte längre på kontakten. De finns kvar under **Avtal** i sidofältet.