# Bjud in kollegor och hantera medlemmar

Alla planer Administratörer och ägaren

När dina kollegor finns i Dovio jobbar alla med samma kontakter, företag och affärer, och alla ser varandras uppgifter och inspelade möten. På en kunds sida syns också vem som har mejlat kunden och när. Hur mycket du ser av själva mejlet bestämmer kollegan som har mejlet i sin inkorg, se [Dela mejl med kollegor](/sv/help/email-sharing-permissions). Tar Sara över en kund från Johan finns hela historiken redan där. Rollen avgör vad varje medlem kan ändra. Se [Roller och behörigheter](/sv/help/roles-and-permissions).

## Bjud in en kollega

Börjar en ny kollega nästa vecka? Skicka inbjudan redan nu, så kan kollegan uppdatera affärer från första dagen. I exemplet bjuder du in Lina Sjögren, ny kundansvarig.

1. Klicka på **Inställningar** längst ner i sidofältet.
2. Klicka på **Medlemmar** under **Workspace**.
3. Klicka på **Bjud in** uppe till höger.
4. Skriv kollegans e-postadress under **E-post**, till exempel `lina.sjogren@fjallbo.example.com`.
5. Valfritt: klicka på **Lägg till fler** för att bjuda in flera på en gång.
6. Låt **Medlem** stå kvar under **Roll**. Det passar de flesta. Välj **Administratör** om kollegan ska bjuda in andra och sköta fält och inställningar för workspacet.
7. Klicka på **Skicka inbjudan**.

_[Inställningar öppnas från sidofältet, Medlemmar och Bjud in klickas, en e-postadress skrivs in och efter Skicka inbjudan visas inbjudan som Väntande inbjudan i listan.]_

Inbjudan står som **Väntande inbjudan** i listan tills kollegan tackar ja.

En väntande inbjudan räknas som en användare i planen. Den gäller i 48 timmar, och när den går ut blir användaren ledig igen. Under provperioden kan du bjuda in hur många du vill.

## Det här ser din kollega

Kollegan får ett mejl från Dovio med ditt namn, namnet på workspacet och knappen **Tacka ja och kom igång**.

_[Inbjudningsmejlet med Dovios logga, rubriken Du är inbjuden till Fjällbo Studio AB, raden Anna Lind har bjudit in dig till Fjällbo Studio AB och knappen Tacka ja och kom igång.]_

Kollegan skapar ett konto eller loggar in med den adress du bjöd in och klickar sedan på **Tacka ja** bredvid workspacet under **Dina workspaces**.

_[Sidan Dina workspaces så som Lina Sjögren ser den, med inbjudan till Fjällbo Studio AB och knapparna Tacka ja och Tacka nej.]_

Sedan ber Dovio kollegan att ansluta sin kalender och e-post, så att möten och mejl syns i Dovio. Det går att hoppa över och göra senare. Se [Anslut din e-post och kalender](/sv/help/connect-email-and-calendar).

Den som redan använder Dovio med samma adress behöver logga ut och in igen för att se inbjudan.

## Ge en medlem en annan roll

Ska Sara börja sätta upp fält åt teamet behöver hon mer behörighet. Rollen kan bara ändras av workspacets ägare.

1. Klicka på **Inställningar** längst ner i sidofältet.
2. Klicka på **Medlemmar** under **Workspace**.
3. Klicka på **⋯** (**Åtgärder för medlemmen**) längst till höger på medlemmens rad.
4. Välj **Ändra roll**.
5. Välj **Administratör**, eller **Medlem** för att gå tillbaka.
6. Klicka på **Spara**.

_[Menyn längst till höger på Sara Nilssons rad öppnas, Ändra roll väljs, Administratör sparas och rollen vid hennes namn byts till Administratör.]_

I listan står nu den nya rollen vid medlemmens namn.

## Skicka en inbjudan igen eller återkalla den

Har kollegan inte hunnit gå med, eller tackat nej, står inbjudan som **Utgången inbjudan** eller **Avböjd inbjudan**. Skicka en ny.

1. Klicka på **Inställningar** längst ner i sidofältet.
2. Klicka på **Medlemmar** under **Workspace**.
3. Klicka på **Skicka igen** i slutet av inbjudans rad.

_[Listan Medlemmar med en rad för viktor.aberg@fjallbo.example.com som Utgången inbjudan, statusen Utgången och knappen Skicka igen i slutet av raden.]_

Kollegan får ett nytt mejl, och inbjudan gäller i 48 timmar till. En inbjudan som fortfarande väntar kan du dra tillbaka. Klicka på **X** (**Återkalla inbjudan**) i slutet av raden.

## Ta bort åtkomsten för en medlem

Den som har slutat ska inte längre komma åt företagets kunder. En avstängd medlem kan inte öppna workspacet. Ägaren kan stänga av administratörer och medlemmar, administratörer kan stänga av medlemmar, och ingen kan stänga av ägaren eller sig själv.

> **Obs:** Medlemmens e-post och kalender kopplas från, och medlemmen loggas ut ur sina kopplade AI-assistenter, till exempel Claude eller ChatGPT. Mejlen slutar då synas på kontakter och företag.

1. Klicka på **Inställningar** längst ner i sidofältet.
2. Klicka på **Medlemmar** under **Workspace**.
3. Klicka på **⋯** (**Åtgärder för medlemmen**) i slutet av medlemmens rad.
4. Välj **Stäng av**.

_[Menyn längst till höger på Sara Nilssons rad öppnas, Stäng av klickas och statusen visar Avstängd.]_

Avstängda medlemmar räknas inte som användare, och du kan bjuda in en ersättare direkt. Ägaren kan också sänka antalet användare för att betala mindre. 

Medlemmens kontakter, affärer, anteckningar och uppgifter stannar i workspacet, och fältet **Ansvarig** ändras inte. Se till att någon annan tar över de öppna uppgifterna och affärerna, så att inget blir liggande.

## Ta tillbaka en avstängd medlem

Den som får stänga av en medlem kan också återaktivera medlemmen.

Medlemmen behöver en ledig användare. Är alla upptagna får du meddelandet ”Planen rymmer inte fler användare”. Ägaren kan lägga till en användare, administratörer får fråga ägaren.

1. Klicka på **Inställningar** längst ner i sidofältet.
2. Klicka på **Medlemmar** under **Workspace**.
3. Klicka på **⋯** (**Åtgärder för medlemmen**) i slutet av medlemmens rad.
4. Välj **Återaktivera**.

_[Sara Nilsson står som Avstängd i listan Medlemmar, och menyn i slutet av hennes rad är öppen med Ändra roll och Återaktivera.]_

Väl tillbaka kan medlemmen ansluta e-post och kalender igen och logga in i Dovio igen från sina AI-assistenter.

## Vanliga frågor

**Varför ser jag inte Medlemmar under Inställningar?**
Bara administratörer och ägaren ser **Medlemmar**. Är du medlem får du be någon av dem bjuda in kollegan.

**Vad händer om alla användare är upptagna när jag bjuder in?**
Rutan där du bjuder in visar hur många användare som är upptagna, väntande inbjudningar inräknade. Ägaren kan klicka på **Lägg till och bjud in**. En administratör ber ägaren lägga till användare. 

**Kan jag bjuda in någon utanför företaget?**
Ja. Alla med en e-postadress kan bjudas in, och de räknas som en användare precis som alla andra.

**Min kollega har registrerat sig men ser inte workspacet. Varför?**
Inbjudningar kopplas till e-postadressen. Kollegan måste logga in med den adress som fick inbjudan. Har kollegan använt en annan adress bjuder du in den adressen i stället.

**Kan jag ta bort en medlem i stället för att stänga av?**
Nej. Medlemmar stängs av, de tas inte bort. Det de har lagt in finns kvar, och de räknas inte längre som användare.