# Dela mejl med kollegor

Alla planer Alla i workspacet

Är du borta kan en kollega ta över dina kunder, utan att se mer av dina mejl än du vill. Dina mejl med en kund syns på kundens kontakt- och företagssida, och du bestämmer hur mycket kollegorna ser av dem. Är Anna ledig ser Johan att hon har skickat en offert till Maria Ek, men inte vad som står i den eller något annat i hennes inkorg. Så fungerar det:

- Kollegorna ser dina mejl med kunder på kontakt- och företagssidorna. Som standard ser de vem mejlet gick mellan, när det skickades och ämnesraden, men aldrig själva mejlet.
- Bara du kan ändra hur mycket de ser. Administratörer och ägaren ser inte mer än någon annan.
- Ett mejl där en kollega också är med visas inte alls på kontakt- och företagssidorna, varken för dig eller för andra.
- Dovio sparar ingen kopia av din inkorg.

## Vad kollegorna ser av dina mejl

Dovio visar dina mejl med en kund på fliken **E-post** på kundens kontakt- och företagssida. Hur mycket kollegorna ser av varje mejl styrs av **Vilka kan se mejlen**, en inställning på din inkorg med tre alternativ:

- **Vem och när**: Kollegorna ser vem mejlet gick mellan och datumet, men inte ämnet och inte själva mejlet. Där ämnet skulle stå ser de ”(Inget ämne)”. Det passar om du också har privata eller konfidentiella mejl i inkorgen.
- **Ämnesrad**: Kollegorna ser också ämnesraden, men fortfarande inte själva mejlet. Det här är standard.
- **Hela mejlen**: Kollegorna kan läsa hela mejlet, även bilagor. Det passar ett team som hoppar in för varandra eller lämnar över kunder, så att den som tar över en kund kan läsa hela konversationen.

För de flesta rekommenderar vi **Ämnesrad**, som är standard. Kollegorna vet då vad varje mejl handlade om och när det skickades, och kan fråga dig om resten.

_[Inställningar med E-post valt under Personligt och Anna Linds inkorg öppen. Inställningen Vilka kan se mejlen är markerad, med de tre alternativen Vem och när, Ämnesrad och Hela mejlen, och Ämnesrad är valt.]_

Så här ser Sara samma mejl från Johan till Maria på de tre nivåerna. Mejlet är öppnat på Marias sida, och Sara är medlem i workspacet.

- **Vem och när:** Sara ser vem Johans mejl gick till och när. Ämnet visas som ”(Inget ämne)” och texten som ”Inget innehåll att visa”. _[Maria Eks sida är öppen på fliken E-post, så som Sara Nilsson ser den när inställningen är Vem och när. Alla mejl i listan visas som (Inget ämne). Johan Bergs mejl är öppnat. Det gick till Maria Ek och Magnus Söderlund den 21 okt, och i stället för texten står Inget innehåll att visa.]_
- **Ämnesrad:** Sara ser också ämnesraden, men fortfarande inte själva mejlet. _[Maria Eks sida är öppen på fliken E-post, så som Sara Nilsson ser den när inställningen är Ämnesrad. Johan Bergs mejl ”Nordljus webbplats: nästa steg efter uppstarten” är öppnat och visar mottagarna. I stället för texten står Inget innehåll att visa.]_
- **Hela mejlen:** Sara kan läsa hela mejlet. _[Maria Eks sida är öppen på fliken E-post, så som Sara Nilsson ser den när inställningen är Hela mejlen. Johan Bergs mejl ”Nordljus webbplats: nästa steg efter uppstarten” är öppnat och hela texten syns.]_

Dina egna mejl ser du alltid i sin helhet. Kollegorna behöver inte ansluta en egen inkorg för att se det du delar. Inställningen gäller bara mejl, inte inspelade möten.

## Bestäm hur mycket kollegorna ser

Ett exempel: Anna är på semester nästa vecka och Johan sköter Nordljus så länge. Anna vill att han ska kunna läsa hennes mejl med Maria, så hon ställer om sin inkorg till **Hela mejlen**.

Bara den som har anslutit inkorgen kan ändra inställningen, så du behöver ha anslutit en inkorg först. Hur det går till står i [Anslut din e-post och kalender](/sv/help/connect-email-and-calendar).

1. Klicka på **Inställningar** längst ner i sidofältet.
2. Klicka på **E-post** under **Personligt**.
3. Klicka på din inkorg under **Inkorgar**.

_[E-post valt under Personligt i inställningarnas sidofält, och inkorgen under Inkorgar, märkt Google och Ansluten, med raden markerad.]_

4. Välj **Hela mejlen** under **Vilka kan se mejlen**.

Ändringen sparas direkt och gäller alla mejl som redan finns på en kontakts eller ett företags sida, inte bara nya. Nu kan alla i workspacet, inte bara Johan, läsa Annas mejl i sin helhet, både med Maria och med alla andra kunder. När Anna är tillbaka kan hon välja **Ämnesrad** igen.

## Vad Dovio sparar av din e-post

Dovio sparar ingen kopia av din inkorg. Dovio använder tjänsten Nylas för e-post. Nylas synkar din inkorg inom EU (Irland), och Dovio hämtar mejlen från Nylas varje gång någon öppnar fliken **E-post**.

## Det du styr själv

- **Hur mycket kollegorna ser.** Öppna **Inställningar → Personligt → E-post** och klicka på din inkorg. Läs mer i [Bestäm hur mycket kollegorna ser](#bestam-hur-mycket-kollegorna-ser).
- **Om Dovio läser din inkorg över huvud taget.** Vill du att Dovio slutar läsa den kopplar du från inkorgen. Hur det går till står i [Anslut din e-post och kalender](/sv/help/connect-email-and-calendar).

## Vanliga frågor

**Kan en administratör eller ägaren läsa mina mejl?**
Nej, inte mer än det din inställning visar för alla. Administratörer och ägaren ser lika mycket av dina mejl som alla andra kollegor, och de kan inte ändra din inställning.

**Kan en kollega läsa mina mejl via Fråga Dovio?**
Nej. Fråga Dovio visar aldrig mer av dina mejl för en kollega än din inställning tillåter. Se [Så använder du Fråga Dovio](/sv/help/use-ask-dovio).

**Varför visas inte mejl där en kollega också är med?**
Varje kollega som är med på ett mejl har sin egen inställning för vad andra får se. För att aldrig visa mer än någon av dem tillåter visar Dovio inte mejlet alls. Ett mejl där någon annan från ditt företag är med syns alltså inte på kontakt- och företagssidorna, varken för dig eller för andra. Regeln gäller oavsett om kollegan står som mottagare, på kopia eller på hemlig kopia. Den gäller också alla med en adress på ditt företags egen e-postdomän, även kollegor som inte använder Dovio. Själva mejlet ligger kvar i din inkorg. Säg att Anna mejlar Maria och sätter Johan på kopia. Det mejlet syns inte på Marias sida, oavsett vad Anna och Johan har valt. Skriver Anna bara till Maria syns mejlet. 

**Vad händer med mina mejl om jag kopplar från inkorgen?**
Dina mejl försvinner direkt från kontakt- och företagssidorna, både för dig och för kollegorna. Hur du kopplar från står i [Anslut din e-post och kalender](/sv/help/connect-email-and-calendar).

**Syns mina mejl kvar om jag slutar på företaget?**
När en administratör eller ägaren stänger av dig i workspacet med **Stäng av** kopplar Dovio från din inkorg. Då syns dina mejl inte längre för någon. Se [Bjud in kollegor och hantera medlemmar](/sv/help/manage-members).

**Delas kontakterna som Dovio skapar från mina mejl?**
Ja. Är inställningen **Nya kontakter** påslagen i ditt workspace skapar Dovio kontakter från din e-post och kalender, och de delas precis som alla andra kontakter. Se [Skapa kontakter och företag automatiskt](/sv/help/create-contacts-automatically).

**Var behandlas mina mejl?**
Inom EU.  Vilka tjänster Dovio anlitar och var de behandlar dina uppgifter ser du på [sidan om underbiträden](https://dovio.io/sv/subprocessors). Resten står i [integritetspolicyn](https://dovio.io/sv/privacy).

**Kan kollegorna se min kalender?**
Nej. Dina kommande möten syns bara på din egen sida **Hem**. Ett möte som mötesassistenten spelar in är en annan sak, se [Spela in möten med mötesassistenten](/sv/help/record-meetings-with-the-notetaker).

**Varför står det ”(Inget ämne)” på en kollegas mejl?**
Antingen har mejlet inget ämne, eller så står kollegans inkorg på **Vem och när**. Då ser du vem mejlet gick mellan och när, men inte ämnet. Fråga kollegan om mejlet, eller be kollegan ändra inställningen.