# Få in dina kontakter och företag i Dovio

Alla planer Alla, men administratörer gör vissa steg

Finns kunderna i Dovio från start jobbar hela teamet utifrån samma information, och ingen behöver knappa in personer en och en. Fjällbo Studio AB har sina kunder och kontakter i ett kalkylark. Anna Lind för in det i Dovio och slår på inställningen **Nya kontakter**. Sedan läggs alla som teamet mejlar eller träffar in i Dovio av sig själva, och teamet jobbar som vanligt.

När e-postadresserna finns i Dovio visar varje kontakts sida också de mejl du och kontakten redan har skickat till varandra, så fort du ansluter din inkorg. Se [Anslut din e-post och kalender](/sv/help/connect-email-and-calendar).

## Välj hur du tar in kunderna

Det finns fem vägar in, och de går bra att kombinera.

| Du har                                                    | Välj                                       | Det ger dig                                                                                       |
| --------------------------------------------------------- | ------------------------------------------ | ------------------------------------------------------------------------------------------------- |
| Ett helt CRM att flytta, eller en stor eller rörig fil    | Hjälp från Dovio-teamet                    | Vi planerar flytten och för in datan tillsammans med dig                                          |
| Ett kalkylark eller en CSV-fil, plus Claude eller ChatGPT | Import med AI-assistenten                  | Saknade fält läggs till, kontakter kopplas till företag och de som redan finns i Dovio uppdateras |
| Ett litet kalkylark                                       | Kopiera och klistra in i en tabell i Dovio | Många rader på en gång, ingen AI-assistent behövs                                                 |
| Personer du mejlar och träffar                            | Inställningen **Nya kontakter**            | Dovio lägger till dem allteftersom, kopplade till sitt företag                                    |
| En kort lista, till exempel från en mässa                 | Fråga Dovio                                | Dovio ser efter vilka som redan finns och kopplar dem till sina företag                           |

Affärer och egna objekt, som projekt, tas in på samma sätt som kontakter. Egna objekt kräver planen Pro. 

Börja med kalkylarket. Flyttar du ett CRM eller har en stor fil tar Dovio-teamet hand om det. Använder du Claude eller ChatGPT importerar du med dem. Är filen liten klistrar du in den, först företagen och sedan kontakterna. Slå på inställningen **Nya kontakter** när det är klart. Då känner Dovio igen kontakterna du har tagit in, i stället för att lägga till dem igen, och kopplar nya personer till företagen från filen.

## Rensa kalkylarket

Varje rad blir en kontakt eller ett företag som hela teamet ser, oavsett hur du tar in den. Ta bort det här innan du importerar:

- nyhetsbrev och no-reply-adresser
- kollegor
- testrader och dubbletter
- personer du aldrig kommer att höra av dig till igen

Det går snabbare att radera i ett kalkylark än i Dovio.

Fyll också i webbdomänen för varje företag, till exempel nordljus.example.com. Då kan Dovio koppla personer du mejlar på den domänen till rätt företag.

## Låt Dovio-teamet hjälpa till

En krånglig flytt kan du lämna över till oss. Ta Fjällbo Studio AB, som byter från ett annat CRM. I det gamla systemet finns några tusen kontakter, gamla affärer och kolumner som ingen minns vad de är till för.

Skicka ett mejl till <support@dovio.io>, så tar vi över. Hjälpen är gratis, oavsett plan. Vi kan Dovios fält, kopplingar och listor utan och innan. Tillsammans med dig går vi igenom vilka kolumner som ska behållas och vilka fält som ska läggas till. Vi rensar bort dubbletter och skräp och för in allt med kontakterna kopplade till rätt företag. Du får ordning på datan från start, och teamet säljer som vanligt medan vi jobbar.

## Importera ett kalkylark med Claude eller ChatGPT

Låt din AI-assistent läsa filen och sköta matchningen. Anta att Anna har sina kunder i en CSV-fil med kolumnen Ursprung, som Dovio inte har än.

Först kopplar du Dovio till Claude eller ChatGPT. 

Starta sedan en chatt i Claude eller ChatGPT, bifoga filen och skriv vad du vill ha gjort, till exempel `Lägg in företagen och kontakterna i den här filen i Dovio, koppla varje kontakt till sitt företag och lägg dem i en lista som heter Importerat från gamla CRM:et`.

- Assistenten jämför dina kolumner med Dovios fält och föreslår ett fält för varje kolumn som saknar ett fält i Dovio. Bara administratörer och ägaren kan lägga till fält.
- Den lägger in företag och kontakter och kopplar varje kontakt till sitt företag.
- Dovio tillåter inte två kontakter med samma e-postadress. En kontakt som redan finns uppdateras alltså i stället för att dubbleras.
- Med en lista hittar teamet allt från filen på ett ställe. 

Det finns inget godkännandesteg i Dovio. I stället ber Dovio assistenten att stämma av med dig i chatten innan den lägger till eller ändrar något. Importen använder inte workspacets AI-krediter. Den gör ungefär 30 ändringar i minuten per person, så 300 kontakter tar minst 10 minuter. Att lägga dem i en lista tar lika lång tid till.

## Förbered kalkylarket för att klistra in

Du kan kopiera rader i Excel eller Google Kalkylark och klistra in dem i en tabell i Dovio, som mellan två kalkylark. Raderna fylls från vänster till höger, en kolumn i kalkylarket per kolumn i tabellen. Gör kalkylarket i ordning först, så hamnar varje cell rätt.

Börja med att se vilken ordning kolumnerna har. Öppna **Kontakter** eller **Företag** i sidofältet och läs tabellens kolumner från namnet och åt höger. Förbered sedan kalkylarket så här:

- Samma ordning som tabellen. Lägg in en tom kolumn för varje kolumn du inte fyller i. I **Alla kontakter** är det **Namn**, två tomma för **Företag** och **Affärer**, sedan **Befattning**, **E-post** och **Telefon**.
- Lämna kopplingar och **Ansvarig** tomma. Kolumner som kopplar till något annat, som **Företag** på en kontakt, tar inte emot text från ett kalkylark. Det gör inte **Ansvarig** heller. Koppla och fördela efter att du har klistrat in.
- Använd alternativ som fältet redan har. Ett valfält som **Befattning** tar bara emot sina egna alternativ, och stora och små bokstäver spelar ingen roll (vd fungerar för VD). I ett nytt workspace har **Befattning** alternativen **VD**, **CTO** och **CFO**, så lägg till dina befattningar först. Bara administratörer och ägaren kan lägga till alternativ. 
- Telefonnummer med landsnummer, till exempel +46 70 174 06 42.
- Flera e-postadresser i samma cell skiljer du med kommatecken. Samma sak med domäner.

Så här kan det se ut, klart att klistra in i **Alla kontakter**:

| Namn             | Företag | Affärer | Befattning   | E-post                                  | Telefon          |
| ---------------- | ------- | ------- | ------------ | --------------------------------------- | ---------------- |
| Maria Ek         |         |         | Marknadschef | <maria.ek@nordljus.example.com>         | +46 70 174 06 42 |
| Magnus Söderlund |         |         | Ekonomichef  | <magnus.soderlund@nordljus.example.com> | +46 70 174 06 43 |

Affärer klistrar du in i **Alla affärer**, inte i **Pipeline**, som är en Kanban-tavla. I ett kalkylark med affärer gäller:

- **Steg** tar bara emot steg du redan har, till exempel **Lead** eller **Vunnen**.
- **Värde** tar emot ett vanligt tal i workspacets valuta, till exempel 120000. Står beloppet i en annan valuta blir cellen tom.
- Skriv datum som år-månad-dag, till exempel 2026-03-31, så att dag och månad inte blandas ihop.
- **Företag** och **Kontaktperson** lämnar du tomma och kopplar efteråt.

## Klistra in företag och kontakter

Klistra in företagen först och kontakterna sedan, så att företagen finns när du kopplar personerna. Inklistring fungerar på en dator, inte i mobilen.

Börja med två eller tre rader och kontrollera att varje cell hamnade i rätt kolumn. Fortsätt sedan med ungefär 20 rader i taget, med en minut emellan. Dovio sparar ett begränsat antal ändringar per person och minut, och klistrar du in mer på en gång kan rader bli halvtomma.

Anna börjar med sina tre nyaste kunder: Vide & Fink, Björnbärets Bageri och Sjökantens Fysio.

> **Obs:** Inklistringen skriver över allt på raderna den hamnar på, och det går inte att ångra. Börja därför alltid på företaget du skapar i steg 2 och 3.

1. Klicka på **Företag** i sidofältet och stanna i **Alla företag**, eller en annan vy utan filter och sortering, så att företaget du skapar i steg 2 och 3 hamnar sist i tabellen.
2. Klicka på **Skapa Företag** och skriv namnet på det första företaget i kalkylarket.
3. Klicka på **Skapa Företag** i dialogen.

_[Företag valt i sidofältet med Alla företag öppen, och formuläret Skapa Företag med Vide & Fink ifyllt under Företagsnamn och knappen Skapa Företag.]_

4. Kopiera raderna i kalkylarket, utan rubrikraden.
5. I Dovio klickar du på den tomma ytan bredvid det nya företagets namn, på sista raden. Klickar du på själva namnet öppnas företagets sida.
6. Tryck på `⌘ V`, eller `Ctrl V` på Windows.
7. I rutan **Vill du lägga till fler rader?** låter du **Skapa nya rader** vara valt och klickar på **Fortsätt**.

_[I Alla företag klickas den tomma ytan bredvid det nya företaget Vide & Fink och raderna klistras in. Vill du lägga till fler rader? besvaras med Skapa nya rader och Fortsätt, och Vide & Fink, Björnbärets Bageri och Sjökantens Fysio fylls i med logotyper och domäner. Meddelandet säger att 21 celler klistrades in.]_

Nu finns ett företag per rad, med början på det du skapade, och ett meddelande talar om hur många celler som klistrades in.

Kontakterna tar du in på samma sätt. Öppna **Kontakter** och börja med **Skapa Kontakt**.

## Koppla inklistrade kontakter till sina företag

Kontakter du klistrar in kopplas inte till sitt företag, inte ens när e-postdomänen stämmer. Företagets sida visar dem alltså inte än. Dovio kopplar dem inte heller automatiskt, eftersom det bara gäller personer som Dovio själv har lagt till.

1. Klicka på **Kontakter** i sidofältet.
2. Dubbelklicka på kontaktens cell under **Företag**.
3. Välj företaget.

_[Kontakter valt i sidofältet och cellen Företag för Tobias Engström dubbelklickad i Alla kontakter, med ett sökfält och listan med företag öppen ovanför och Ekholm & Co ikryssat.]_

Kontakten visas sedan på företagets sida.

Fråga Dovio kan koppla flera på en gång, om du till exempel skriver `Koppla Maria Ek och Magnus Söderlund till Nordljus AB`. Det använder workspacets AI-krediter. Läs mer om [Fråga Dovio](/sv/help/use-ask-dovio).

## Lägg till dem du mejlar och träffar

När kalkylarket är inne kan Dovio fortsätta fylla på med nya kontakter av sig självt. Slå på inställningen **Nya kontakter**, så lägger Dovio till de personer teamet mejlar och träffar, var och en kopplad till sitt företag. Bara administratörer och ägaren kan slå på det. Se [Skapa kontakter och företag automatiskt](/sv/help/create-contacts-automatically#sla-pa-installningen-nya-kontakter).

## Lägg till några i taget med Fråga Dovio

En kort lista kan du ta in precis som du skrev den. Sara Nilsson träffade tre nya personer på Företagarmässan i Göteborg och har namn, e-postadresser och företag i en anteckning i mobilen.

1. Klicka på **Fråga Dovio** uppe till höger.
2. Beskriv personerna eller klistra in listan, till exempel `Lägg till de här personerna som kontakter och koppla dem till sina företag:` följt av listan.
3. På kortet **Skapa 3 kontakter?** kryssar du ur dem du inte vill ha.
4. Klicka på **Skapa 3 kontakter**. Siffran visar hur många som fortfarande är ikryssade.

_[Panelen Fråga Dovio bredvid Kontakter med den inskrivna listan över tre personer, Kollade dina poster och kortet Skapa 3 kontakter? där Ebba Lindholm på Strandängens Bryggeri, Ludvig Sjöberg på Tornfalk Advokatbyrå och Moa Hedberg på Granitgymmet är ikryssade med företag och e-post, och knapparna Skapa 3 kontakter och Avbryt alla.]_

Fråga Dovio kollar att ingen av dem redan finns i Dovio och lägger till företag som saknas. Ingenting läggs till förrän du klickar på **Skapa 3 kontakter**. Mer om assistenten i [Fråga Dovio](/sv/help/use-ask-dovio).

Det här använder workspacets AI-krediter, och en längre lista drar mer. För fler än en handfull personer är det bättre att importera eller klistra in. Se [Importera ett kalkylark med Claude eller ChatGPT](#importera-ett-kalkylark-med-claude-eller-chatgpt) och [AI-krediter och mötestimmar](/sv/help/ai-credits-and-meeting-hours).

## Kontrollera det som kom in

Gå igenom tabellerna innan teamet börjar jobba. I varje tabell:

- **Antal** längst ner i namnkolumnen visar hur många rader det finns. Jämför med antalet rader i kalkylarket.
- Filtrera **E-post** eller **Telefon** på **Är tomt** för att hitta adresser och nummer som saknas.
- Filtrera **Ansvarig** på **Är tomt** för att ge kontakterna och företagen en ansvarig.

Hur du filtrerar står i [Spara och hantera vyer](/sv/help/saving-and-managing-views#filtrera-vyn). Har något blivit fel tar du bort det. 

## Vanliga frågor

**Kan jag importera en CSV- eller Excel-fil, eller flytta från ett annat CRM?**
Ja. Det finns ingen importknapp och ingen koppling till andra CRM-system, så exportera först från det andra CRM:et till en fil. Sedan kan du mejla <support@dovio.io> och få hjälp, importera med Claude eller ChatGPT kopplat till Dovio, eller klistra in rader från Excel eller Google Kalkylark. Se [Låt Dovio-teamet hjälpa till](#lat-dovio-teamet-hjalpa-till).

**Varför står det ”Det gick inte att klistra in. Försök igen.”?**
Vissa celler passade inte i sin kolumn, så Dovio lämnade dem tomma och klistrade in resten. Att försöka igen hjälper inte. Vanliga orsaker är ett alternativ som fältet inte har, ett telefonnummer utan landsnummer eller ett namn i **Företag** eller **Ansvarig**. Rätta de cellerna för hand.

**Vad händer om en kontakt redan finns i Dovio?**
Vid inklistring kontrollerar Dovio inte det. Används e-postadressen redan säger Dovio att den ”används redan av en annan post”, och den nya raden blir utan adress. Ta bort den extra raden. Import med Claude eller ChatGPT uppdaterar den befintliga kontakten. Skapar Dovio kontakter automatiskt, eller lägger Fråga Dovio till dem, kollar Dovio först att kontakten inte redan finns.

**Blir personerna i mina gamla mejl kontakter?**
Nej. Dovio lägger bara till personer från mejl och möten efter att inställningen slogs på. Se [Skapa kontakter och företag automatiskt](/sv/help/create-contacts-automatically).